Scenario Planning, Merencanakan Berbagai Scenario di Masa untuk Mitigasi Risiko

Scenario Planning yang disebut perencanaan skenario digunakan untuk menggambarkan dan meramalkan kejadian dan kondisi yang mungkin terjadi di masa depan. Teknik ini sangat berguna untuk perencanaan strategi bisnis dan pemasaran, terutama untuk menentukan kebutuhan, pasar, dan produk di masa depan.

Perancangan skenario biasanya dimulai dengan membahas secara menyeluruh bagaimana isu tertentu dapat dipengaruhi oleh perubahan besar dalam masyarakat, termasuk perubahan yang berkaitan dengan ekonomi, politik, dan teknologi. Proses ini melibatkan berbagai disiplin ilmu dan demografi. Tujuan dari percakapan ini adalah untuk membuat daftar hal-hal yang paling penting yang mencakup faktor-faktor yang paling mungkin memiliki dampak terbesar dan yang paling tidak pasti. Daftar ini kemudian akan digunakan sebagai dasar untuk membuat gambaran kasar atau rencana masa depan. 

Tahap selanjutnya adalah menyusun skenario setelah diskusi selesai. Ini adalah faktor yang membedakan perencanaan jangka panjang lainya. Penyusun strategi perusahaan dan rancangan tindak lanjut adalah bagian akhir dari proses ini. Proses ini biasanya mengikuti prinsip-prinsip utama perencanaan jangka panjang, meskipun ada beberapa persyaratan yang berbeda.

Perencanaan skenario dimulai dengan pertanyaan “Bagaimana Jika” dan dimulai dengan proses strategis yang tepat, manajemen puncak merencanakan berbagai kemungkinan untuk masa depan. Sebagai contoh, perilaku konsumen dapat dipengaruhi oleh perubahan preferensi atau situasi ekonomi.

Dibawah ini pengertian Scenario Planning menurut para ahli; 

• Lindgren dan Hans (2003), mendefinisikan perencanaan skenario sebagai alat yang efektif untuk perencanaan strategis dalam jangka menengah dan jangka panjang, terutama dalam situasi yang tidak pasti. Perencanaan skenario dapat membantu memperjelas strategi, membuat rencana untuk menghadapi situasi yang tidak terduga, dan memastikan perhatian tetap pada tujuan yang benar dan masalah yang relevan.

• Peter Schwartz (1991), menggambarkan scenario Planning sebagai alat untuk berbagai alternatif lingkungan di masa depan. 

• Sedangkan, menurut Van der Heijden et al.(2002), scenario planning adalah kemampuan organisasi untuk memahami dan menganalisis lingkunagn bisnis, mempertimbangangkan apa yang terjadi di sekitarnya, dan kemudian bertindak berdasarkan pengetahuan yang diperoleh ini. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk lebih responsif terhadap perubahan dan kesulitan di masa depan.

Seberapa Penting Scenario Planning ?

Perencanaan skenario planning dapat memberikan keunggulan dalam persaingan kerena situasi telah dipetumbangkan dan tinfdakan yang diperlukan telah didokumentasikan, sehingga tidak ada yang tertinggal saat menghadapi krisis.

Perencanaan skenario juga membantu dewan direksi dan eksekutif membuat keputusan darurat dengan eksekutif membuat keputusan darurat dengan lebih efisien. Ini tidak hanya memberikan wawasan tentang rencana, anggaran, dan proyeksi, tetapi juga memberikan pemahaman yang lebih jelas tentang komponen utama yang mendorong pertumbuhan bisnis dan efek yang dapat ditimbulkan oleh kejadian di masa depan.

Jenis-Jenis Perancangan Skenario

Skenario Kuantitatif: Ini adalah model keuangan yang memungkinkan untuk menganalisis skenario terbaik dan terburuk dengan mengubah sejumlah variabel atau komponen. Contohnya termasuk perkiraan pendapatan yang mencakup skenario pertumbuhan sebesar +10 persen atau proyeksi pengeluaran yang memperhitungkan fluktuasi harga bahan baku. Ini berguna untuk mempersiapkan pengusaha untuk berbagai hasil yang memungkinkan terjadi jika kondisi pasar berubah.

Skenario Normatif: Skenario ni menggambarkan keadaan akhir yang diinginkan atau dapat dicapai dengan lebih banyak menekan pada tujuan daripada perencanaan yang berbasis data. Misalnya, skenario ini dapat mencakup upaya untuk mencapai produk baru selama lima tahun atau merencanakan langkah langkah jelas untuk memenuhi standar baru. Skenario normatif dapat diintegrasikan dengan tip.

Skenario Manajemen Strategis: Dalam skenario ini, “Masa depan alternatif” di infokan pada berbagaimana dunia di mana barang dan jasa dikonsumsikan akan berubah. Ini memerlukan pemahaman yang luas tentang industri, ekonomi, dan konteks global. Contoh skenario ini bisa meliputi industri yang telah berkemang di mana teknologi baru mengubah kebutuhan pelanggan, resensi global yang mengurangi permintaan di pasar utama, atau krisis energi yang memerlukan pengembangan sumber daya baru dan strategi konversi.

Skenario Operasional: Skenario ini mengambil dampak peristiwa tertentu secara langsung dan memberikan implikasi strategi jangka pendek. Misalnya, jika pabrik ditutup, mereka dapat merencanakan penundaan atau transfer produksi untuk mengurangi dampak negatifnya, atau jika berencana alam terjadi, mereka dapat merencanakan strategi pemilihan untuk sistem TI dan operasi bisnis.

Keuntungan dan Kerugian Scenario Planning

• Keunggulan Scenario Planning 

  Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari menerapkan perencanaan skenario adalah sebagai berikut; 
  Memahami Dampak Potensial: Perencanaan skenario membantu eksekutif memahami dampak yang mungkin terjadi dari berbagai peristiwa yang mungkin terjadi. Dengan cara ini, mereka dapat membuat
  strategi yang lebih baik untuk menghadapi situasi yang mungkin terjadi di  masa depan.
  Persiapan Mitigasi Risiko: Tim keuangan, operasional, dan lainya dapat memulai persiapan lebih awal. Mereka dapat meningkatkan ketahanan organisasi dengan merencanakan kemungkinan skenario.
  Manajemen Pengetahuan: Perencanaan skenario melibatkan berbagai dari proses manajemen pengetahuan, yang memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan nasihat dan pengetahuan yang berharga dari personil kuncinya. Dengan melibatkan tim yang ahli dan berpengalaman, perusahaan dapat menggunakan pengetahuan yang ada untuk membuat solusi yang lebih kreatif dan efisien. 
  Panduan Dalam Situasi Ekstrim: Perencanaan skenario juga dapat berguna sebagai referensi dalam situasi di mana pemangku kepentingan penting tidak dapat hadir dan peristiwa ekstrim terjadi. Perencanaan sebelumnya dapat memberikan arahan yang jelas dan membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat dan mempertahankan kelangsungan bisnis dalam situasi darurat

Oleh karena itu, Perencanaan skenario bukan hanya alat untuk merencanakan masa depan itu adalah bagian penting dari strategi pengambilan keputusan yang lebih baik dan manajemen resiko. 

• Kekurangan Scenario Planning

  Meskipun ada berbagai keuntungan yang bisa diperoleh dari penerapan perencanaan skenario, terdapat juga beberapa kerugian yang perlu Anda waspadai, yaitu lain;
  Proses yang Memakan Waktu: Perencanaan skenario dapat menjadi tugas besar dan kompaks. Seringkali, proses ini memerlukan waktu yang lama untuk mengumpulkan data dan mengidentifikasi berbagai faktor pendorong yang relevan. Perusahan besar memungkinkan membutuhkan berbulan-bulan untuk menyelesaikan proses ini, yang memungkinkan tidak selalu sesuai dengan perubahan kebutuhan bisnis yang cepat.
  Faktor-faktor yang Berubah Dengan Cepat: Selain itu, faktor-faktor yang mempengaruhi rencana dapat berubah dengan cepat. Oleh karena itu, perencanaan skenario harus menjadi suatu proses yang fleksibel dan dinamis. Ini berarti bahwa skenario yang telah dibuat sebelumnya harus selalu diperbarui untuk mengikuti perubahan dalam kondisi dan asumsi yang mungkin terjadi di pasar atau  lingkungan bisnis.
  Nilai Proses Perencanaan: Setiap perusahaan harus melakukan perencanaan skenario dasar, meskipun perencanaan skenario dapat menjadi sulit dan memakan waktu. Ini bahkan dapat dicapai dalam latihan kelangsungan bisnis. Proses perencanaan sangat penting karena membantu organisasi memahami peluang dan resiko. Proses ini dapat membantu bisnis lebih siap menghadapi berbagai situasi yang tidak  terduga.

Dengan memepertimbangkan kerugian ini, bisnis harus merencanakan situasi dengan bijak, mengimbangi detail yang diperlukan, dan tetap fleksibel untuk beradaptasi dengan perubahan yang cepat.

Model Perencanaan Skenario untuk Perusahaan, Menurut Lindgren dan Hans

Lindgren dan Hans (2003) menyarankan model perencanaan skenario menggunakan metode TAIDA, yang terdiri dari lima langkah utama yaitu;

Tracking: langkah awal yang bertujuan untuk menemukan dan menunjukan perubahan, ancaman, dan peluang baru. Pada titik ini, organisasi harus memantau tren internal dan eksternal untuk mengetahui dampaknya.

Analysing: Setelah perubahan ditemukan, langkah berikutnya adalah melakukan analisis menyeluruh terhadap perubahan tersebut dan konsekuensi  mereka. Perusahaan mulai membuat berbagai skenario yang menggambarkan kemungkinan masa depan yang didasarkan pada kesulitan dan peluang saat ini. Tahap ini memerlukan pembentukan kerangka logis untuk memahami bagaimana berbagai komponen dapat berdampak satu  sama lain.

Imagin: Pada tahap ini, perusahaan harus memulai berpikir tentang masa depan yang diinginkan. Ini termasuk mengidentifikasi skenario yang mungkin terjadi dan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi. Imagin juga mencakup mengeksplorasi berbagai hasil yang mungkin terjadi berdasarkan skenario yang berbeda, serta bagaimana masing-masing skenario dapat membantu perusahaan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Decide: Perusahaan harus mengambil tindakan konkret berdasarkan hasil analisis dan visi yang dihasilkan. Pada tahap ini, eksekutif harus menilai strategi yang tersedia, dan kemudian menentukan jalan yang paling menguntungkan untuk diikuti. Langkah ini berkonsentrasi pada pengambilan dengan skenario yang telah dipilih, serta cara menggunakan untuk menangani ancaman dan mencapai tujuan perusahaan.

Acting: Strategi yang telah dirancang untuk skenario yang dipilih harus ditetapkan sebagai langkah terakhir dalam TAIDA. Ini mencakup tindakan nyata untuk menerapkan tindakan yang direncanakan dan mengevaluasi hasilnya. Perusahaan juga harus belajar dari proses ini dan menyesuaikan diri dengan perubahan situasi. Tahap ini memastikan bahwa perubahan tidak hanya membuat rencana yang tepat tetapi juga terlibat secara aktif dalam menerapkan strategi tersebut di lapangan.

Pendekatan TAIDA membantu perusahaan membuat strategi yang lebih tangguh dan responsif terhadap ketidakpastian di masa depan. Pendekatan ini juga memastikan bahwa setiap langkah yang diambil tetap relevan dan sesuai dengan perubahan dalam lingkungan bisnis. 

Pendekatan Cara Kerja Scenario Planning

Tindakan yang Harus Diambil

Mengumpulkan dukungan dari manajemen senior, kemudian memilih tim yang tepat dan membuat skenario terkait masalah penting yang akan dievaluasi adalah langkah yang harus dilakukan. Pastikan asumsi ditetapkan secara jelas, menghubungkan faktor pendorong, dan membatasi jumlah skenario yang dibuat. Pastikan setiap skenario memberikan perspektif yang logis tentang masa depan, dengan fokus pada perbedaan utama di antara mereka. Selain itu, perlu menetapkan KPI dan secara berkala Memperbarui asumsi dan skenario.

Tindakan yang Harus Dihindari

Menyusun skenario tanpa mendefinisikan masalah terlebih dahulu adalah salah satu hal yang tidak boleh dilakukan. Jangan membuat terlalu banyak skenario, tiga adalah jumlah yang ideal. Mulailah dengan skenario yang memberi Anda gambaran terbaik tentang jalan bisnis, kemudian tambahkan satu lagu untuk skenario yang lebih buruk. Sebagai contoh, Gunakan separuh dari skenario terbaik, separuh dari skenario yang lebih buruk. Jangan berusaha membuat skenario yang sempurna, detail yang lebih banyak tidak berarti lebih akurat. Selama itu, jangan berkonsentrasi pada suatu skenario saja. Hindari mempertahankan skenario yang sudah tidak relevan.

Kesimpulan 

Untuk mengantisipasi ketidakpastian di masa depan dan memberatkan resiko, peluang dan strategi adaptasi perusahaan dapat menggunakan scenario planning. Dalam proses ini, bisnis diminta untuk mengajukan pertanyaan “Bagaimana jika” tentang perubahan yang terjadi di berbagai bidang, seperti teknologi, ekonomi, dan politik. scenario planning memberikan gambaran tentang masa depan,yang membuat bisnis lebih siap untuk menghadapi berbagai kemungkinan. 

Salah satu keuntungan utamanya adalah membantu organisasi memahami konsekuensi yang mungkin terjadi dalam berbagai situasi, mempersiapkan mitigasi risiko, dan bertindak sebagai panduan dalam keadaan darurat. Sebaliknya, proses dapat memakan waktu terutama jika komponen yang mempengaruhi situasi berubah cepat. Oleh karena itu, menjadi fleksibel dan menerima pembaruan secara berkala sangat penting.