Meningkatkan Kinerja Bisnis dengan Business Intelligence

Pengertian Business Intelligence

Business intelligence (BI) adalah suatu proses berbasis teknologi yang bertujuan untuk menganalisis data dan memberikan informasi yang dapat digunakan untuk mengambil langkah-langkah yang relevan dalam bisnis, membantu para eksekutif, manajer, dan karyawan dalam membuat keputusan yang akurat. Sebagai bagian dari proses BI, perusahaan mengumpulkan data dari sistem teknologi informasi (TI) internal dan sumber eksternal, melakukan persiapan data untuk analisis, menjalankan kueri terhadap data, serta membuat visualisasi data, dasbor, dan laporan BI agar hasil analisis dapat diakses oleh pengguna bisnis guna pengambilan keputusan operasional dan perencanaan strategis.

Tujuan utama dari BI adalah untuk memperbaiki keputusan bisnis dengan cara yang memungkinkan perusahaan meningkatkan pendapatan, meningkatkan efisiensi operasional, serta mendapatkan keunggulan kompetitif dibandingkan pesaing bisnis. Untuk mencapai tujuan ini, BI menggabungkan kombinasi analitik, manajemen data, dan alat pelaporan, serta menerapkan berbagai metodologi untuk mengelola dan menganalisis data.

Saat memiliki pemahaman yang tepat tentang data dan menggunakan data tersebut untuk melakukan perubahan, mengurangi ketidakefisienan, serta merespons dengan cepat terhadap perubahan dalam pasokan atau pasar, Anda dapat mengetahui apakah perusahaan membutuhkan solusi BI yang modern. Solusi BI modern mendorong analisis yang fleksibel, menyusun data pada platform yang dapat diandalkan, memberdayakan pelanggan bisnis, dan mempercepat pemahaman.

Perlu diingat bahwa interpretasi business intelligence (BI) telah mengalami perkembangan seiring berjalannya waktu, namun memiliki sejarah yang panjang. Pada tahun 1960-an, munculnya bentuk tradisisonal dari BI sebagai sarana pertukaran informasi antar bisnis. Pada tahun 1989, istilah " business intelligence " dan model " computer decision-making " pertama kali digunakan, yang mengawali pengenalan konsep BI.
 

Pentingnya Business Intelligence

Dalam lingkungan bisnis yang selalu berubah saat ini, business intelligence (BI) menjadi kebutuhan penting bagi organisasi untuk memperoleh keunggulan kompetitif. BI membantu organisasi dalam mengevaluasi pandangan pelanggan, pasar, dan perilaku pelanggan, yang memberikan mereka keunggulan dalam memenangkan pangsa pasar yang lebih tinggi dan meningkatkan pendapatan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa BI menjadi aset berharga bagi setiap organisasi:

•    Meningkatkan ROI dengan memahami bisnis dan mengalokasikan sumber daya secara cerdas untuk memenuhi tujuan strategis.
•    Mengungkap perilaku, preferensi, dan tren pelanggan, serta gunakan wawasan untuk menargetkan prospek dengan lebih baik atau menyesuaikan produk dengan kebutuhan pasar yang terus berubah.
•    Memantau operasi bisnis dan perbaiki atau lakukan peningkatan secara berkelanjutan, didorong oleh wawasan data.
•    Meningkatkan manajemen rantai pasokan dengan memantau aktivitas ke atas dan ke bawah dan mengomunikasikan hasilnya dengan mitra dan pemasok.

Secara keseluruhan, BI memberikan perusahaan kemampuan untuk beroperasi dengan informasi yang akurat, merencanakan dengan pemahaman yang mendalam tentang tren pasar, mengambil keputusan berdasarkan data, dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas. Dengan memanfaatkan BI secara efektif, organisasi dapat meningkatkan daya saing mereka dan mencapai keberhasilan yang lebih besar di pasar yang kompetitif.

Dalam dunia bisnis, BI memberikan kemampuan kepada perusahaan untuk mengajukan pertanyaan dengan cara yang mudah dipahami dan mendapatkan jawaban yang jelas. Bukannya mengandalkan perkiraan atau tebakan, keputusan yang diambil oleh perusahaan didasarkan pada data bisnis yang mereka miliki, baik itu terkait dengan produksi, rantai pasokan, pelanggan, maupun tren pasar. Sebagai contoh, pengecer dapat meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya dengan membandingkan kinerja dan ukuran prestasi di berbagai toko, saluran, dan wilayah. Dengan melakukan perbandingan tersebut, mereka dapat mengetahui di mana terdapat peluang untuk mengurangi biaya dan meningkatkan hasil.
 

Cara Kerja Business Intelligence

Arsitektur BI melibatkan lebih dari sekadar perangkat lunak BI. Data dalam BI biasanya disimpan dalam gudang data yang dirancang untuk seluruh perusahaan atau dalam data mart yang lebih kecil yang menyimpan subset informasi bisnis untuk setiap departemen dan unit bisnis, seringkali terhubung dengan gudang data perusahaan. Selain itu, data lake berbasis klaster Hadoop atau sistem data besar lainnya semakin umum digunakan sebagai repositori atau landasan untuk BI dan analitik data, terutama untuk file log, data sensor, teks, dan jenis data tidak terstruktur atau semi terstruktur lainnya. Platform BI biasanya bergantung pada gudang data untuk memperoleh informasi dasar. Gudang data mengumpulkan data dari berbagai sumber data ke dalam satu sistem pusat untuk mendukung analitik dan pelaporan bisnis. Perangkat lunak BI mengajukan pertanyaan kepada gudang data tersebut dan menyajikan hasilnya kepada pengguna dalam bentuk laporan, grafik, dan peta.

Data dalam BI dapat mencakup informasi historis dan data real-time yang dikumpulkan dari sistem sumber saat data tersebut dihasilkan. Hal ini memungkinkan alat BI untuk mendukung proses pengambilan keputusan strategis dan taktis. Sebelum digunakan dalam aplikasi BI, data mentah dari berbagai sistem sumber umumnya perlu diintegrasikan, dikonsolidasikan, dan dibersihkan menggunakan alat integrasi data dan manajemen kualitas data. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa tim BI dan pengguna bisnis dapat menganalisis informasi yang akurat dan konsisten.
 

Metode Business Intelligence

Konsep BI meliputi berbagai proses dan metode yang melibatkan pengumpulan, penyimpanan, dan analisis data dari operasi dan aktivitas bisnis guna meningkatkan kinerja. Keseluruhan ini bersatu untuk menciptakan gambaran bisnis yang komprehensif guna membantu pengambilan keputusan yang lebih baik dan dapat dijalankan. Selama beberapa tahun terakhir, BI telah mengalami perkembangan untuk mengintegrasikan lebih banyak proses dan aktivitas yang membantu meningkatkan kinerja. Proses ini mencakup:

•    Data mining: menggunakan database, statistik, dan pembelajaran mesin untuk mengungkap tren dalam kumpulan data besar.
•    Reporting: berbagi analisis data kepada pemangku kepentingan sehingga mereka dapat menarik kesimpulan dan mengambil keputusan.
•    Performance metrics and benchmarking: membandingkan data kinerja saat ini dengan data historis untuk melacak kinerja terhadap sasaran, biasanya menggunakan dasbor yang disesuaikan.
•    Descriptive analytics: menggunakan analisis data awal untuk mengetahui apa yang terjadi.
•    Querying: menanyakan pertanyaan khusus data, BI menarik jawaban dari kumpulan data.
•    Statistical analysis: mengambil hasil dari analitik deskriptif dan mengeksplorasi data lebih lanjut menggunakan statistik seperti bagaimana tren ini terjadi dan mengapa.
•    Data visualization: mengubah analisis data menjadi representasi visual seperti bagan, grafik, dan histogram agar lebih mudah mengonsumsi data.
•    Visual analysis: menjelajahi data melalui penceritaan visual untuk mengomunikasikan wawasan dengan cepat dan tetap berada dalam alur analisis.
•    Data preparation: menyusun berbagai sumber data, mengidentifikasi dimensi dan pengukuran, dan menyiapkannya untuk analisis data.
 

Kelebihan Business Intelligence

Berikut adalah kelebihan menggunakan business intelligence.

1.    Meningkatkan produktivitas
Dengan menggunakan program BI, proses pembuatan laporan yang sebelumnya memakan waktu dan kompleksitas yang tinggi dapat disederhanakan menjadi proses yang lebih efisien dan cepat. Para karyawan tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengumpulkan data, menganalisisnya, dan menyusun laporan secara manual. Sebaliknya, mereka dapat menggunakan fitur-fitur BI untuk mengakses data yang terkumpul secara otomatis dan menghasilkan laporan dengan cepat.

2.    Meningkatkan visibilitas
Selain meningkatkan produktivitas, solusi BI juga memberikan keuntungan dalam meningkatkan visibilitas terhadap proses bisnis. Dengan menggunakan BI, perusahaan dapat memperoleh wawasan yang lebih mendalam tentang berbagai aspek operasional mereka. Dengan memperoleh visibilitas yang lebih baik, perusahaan dapat mengoptimalkan operasional mereka, mengidentifikasi peluang pertumbuhan, dan mengatasi masalah dengan lebih cepat dan efektif. Hal ini memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan dan memungkinkan perusahaan untuk tetap beradaptasi dengan perubahan pasar dengan lebih baik.

3.    Meningkatkan akuntabilitas
Sistem BI dapat meningkatkan akuntabilitas dalam perusahaan dengan memperjelas tanggung jawab dan kepemilikan terhadap kinerja perusahaan terhadap tujuan yang ditetapkan. Dalam konteks BI, akuntabilitas merujuk pada pemahaman yang jelas tentang siapa yang bertanggung jawab atas pengumpulan, analisis, dan pelaporan data bisnis, serta bagaimana data tersebut digunakan untuk mengukur kinerja organisasi.

4.    Memberikan pandangan yang menyeluruh
Sistem BI juga memberikan pandangan menyeluruh kepada para pengambil keputusan dalam organisasi melalui fitur-fitur umum BI seperti dasbor dan kartu skor. Dalam konteks BI, dasbor adalah antarmuka visual yang menampilkan ringkasan data bisnis secara terkompilasi dalam bentuk grafik, diagram, dan metrik. Dasbor ini memberikan pandangan langsung dan cepat tentang kinerja dan tren bisnis yang penting bagi para pengambil keputusan. Dengan melihat dasbor, mereka dapat melihat gambaran umum dan mengidentifikasi area yang perlu mendapatkan perhatian atau tindakan. Selain dasbor, kartu skor adalah alat lain dalam sistem BI yang memberikan gambaran tentang kinerja perusahaan berdasarkan metrik yang telah ditentukan sebelumnya. Kartu skor ini mencakup indikator kunci kinerja yang relevan dan dapat membantu dalam memantau pencapaian tujuan organisasi. Dengan melihat kartu skor, para pengambil keputusan dapat melihat secara cepat apakah kinerja perusahaan sesuai dengan harapan atau perlu adanya perbaikan.

5.    Mengoptimalkan proses bisnis
BI membantu mengoptimalkan proses bisnis dengan menghilangkan kompleksitas yang terkait. Selain itu, sistem BI juga menyediakan berbagai fitur dan fungsi yang memungkinkan otomatisasi analitik. Dalam konteks BI, analisis prediktif digunakan untuk mengidentifikasi pola, tren, dan perilaku masa depan berdasarkan data historis. Dengan adanya analisis prediktif, perusahaan dapat membuat perkiraan yang lebih akurat dan mengambil tindakan yang tepat untuk mempersiapkan diri menghadapi perubahan atau peluang di masa depan.

6.    Membuat analisis menjadi lebih mudah
Perangkat lunak BI telah mengubah cara penggunaan analisis data dengan cara yang lebih mudah. Sekarang, bahkan pengguna non-teknis atau non-analis dapat dengan mudah mengumpulkan dan memproses data secara cepat. Dengan adanya perangkat lunak BI, kekuatan analitik dapat diakses oleh banyak orang.

7.    Mengambil keputusan bisnis berdasarkan datas
Salah satu keuntungan utama dari BI adalah kemampuannya dalam mendorong pengambilan keputusan bisnis berdasarkan data. Dengan strategi BI yang kuat, perusahaan dapat menyediakan data yang akurat dan pelaporan yang lebih cepat kepada pengguna bisnis, sehingga membantu mereka membuat keputusan bisnis yang lebih baik dengan tepat waktu. Dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah, memiliki akses terhadap data yang akurat dan relevan menjadi sangat penting. Dengan sistem BI yang terintegrasi, data yang diperoleh dari berbagai sumber dapat diolah dan dianalisis dengan lebih efisien. Pengguna bisnis dapat mengakses informasi yang relevan dan dapat dipercaya, seperti laporan keuangan, data penjualan, atau tren pasar, yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang lebih cerdas.

8.    Meningkatkan efisiensi perusahaan
BI memiliki potensi untuk meningkatkan efisiensi organisasi dengan memberikan pandangan holistik tentang operasi bisnis. Dengan sistem BI yang terintegrasi, pemimpin organisasi dapat mengakses data yang relevan dan melacak hasil bisnis secara real-time. Mereka dapat membandingkan hasil yang dicapai dengan tujuan yang telah ditetapkan, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan menemukan peluang untuk meningkatkan efisiensi operasional. Dengan pemahaman yang lebih mendalam tentang kinerja organisasi, pemimpin dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mengoptimalkan proses bisnis, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas.

9.    Pengalaman pelanggan yang ditingkatkan
Akses yang mudah dan cepat terhadap data melalui sistem BI memungkinkan karyawan yang bertanggung jawab atas kepuasan pelanggan untuk memberikan pengalaman yang lebih baik. Dengan informasi yang akurat dan terkini tentang preferensi, perilaku, dan kebutuhan pelanggan, karyawan dapat mengambil langkah-langkah yang relevan untuk meningkatkan interaksi dan layanan kepada pelanggan. Mereka dapat memberikan solusi yang lebih personal, mengantisipasi kebutuhan pelanggan dan merespons dengan cepat terhadap masalah atau permintaan. Dengan demikian, BI berperan penting dalam meningkatkan kepuasan pelanggan, memperkuat hubungan dengan mereka, dan membangun loyalitas pelanggan yang lebih baik.

10.    Meningkatkan kepuasan karyawan
Pemberian akses data kepada pengguna bisnis tanpa harus bergantung pada analis atau departemen TI dapat berkontribusi pada peningkatan kepuasan karyawan. Dengan adanya sistem BI yang mudah digunakan, karyawan dapat dengan mudah mengumpulkan, menganalisis, dan memproses data untuk kebutuhan mereka sendiri. Mereka dapat mengambil keputusan yang lebih cepat dan lebih mandiri berdasarkan informasi yang mereka peroleh. Hal ini mengurangi friksi dalam mendapatkan data dan informasi yang diperlukan, meningkatkan efisiensi kerja, dan memfasilitasi pencapaian hasil yang lebih cepat. Dengan demikian, BI dapat meningkatkan kepuasan karyawan, memberikan mereka alat yang diperlukan untuk bekerja dengan lebih efektif, dan meningkatkan keterlibatan mereka dalam mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.
 

Kekurangan Business Intelligence

Berikut adalah kekurangan menggunakan business intelligence.

1.    Biaya
Implementasi BI bisa menjadi mahal bagi perusahaan kecil dan menengah. Pengadaan sistem BI dan infrastruktur yang diperlukan mungkin memerlukan investasi yang signifikan. Selain itu, biaya pemeliharaan dan pelatihan pengguna juga perlu dipertimbangkan. Oleh karena itu, biaya dapat menjadi kendala bagi beberapa perusahaan yang memiliki anggaran terbatas.

2.    Kompleksitas
Implementasi sistem data warehouse untuk BI dapat menjadi kompleks dan menantang. Proses pengumpulan, transformasi, dan integrasi data dari berbagai sumber yang berbeda dapat menjadi rumit. Selain itu, pemodelan dan perancangan yang tepat untuk memastikan data yang berkualitas juga memerlukan pemahaman teknis yang mendalam. Kompleksitas ini dapat membuat proses implementasi BI menjadi rumit dan memerlukan keahlian khusus dalam mengelola dan mengoperasikan sistem.

3.    Penggunaan terbatas
Awalnya BI dikembangkan untuk perusahaan dengan kemampuan keuangan yang besar. Oleh karena itu, masih ada keterbatasan aksesibilitas BI bagi perusahaan kecil dan menengah yang mungkin tidak memiliki sumber daya atau anggaran yang sama. Pembelian, pengaturan, dan pemeliharaan sistem BI yang canggih dapat menjadi tantangan bagi bisnis skala lebih kecil. Namun, dengan perkembangan teknologi dan solusi BI yang lebih terjangkau, aksesibilitas BI semakin meningkat untuk berbagai ukuran bisnis.

4.    Implementasi yang memakan waktu
Proses implementasi sistem data warehouse secara lengkap dapat memakan waktu yang cukup lama. Dibutuhkan waktu yang signifikan untuk merancang, mengembangkan, menguji, dan mengimplementasikan infrastruktur dan alur kerja BI yang sesuai. Perusahaan harus mengalokasikan sumber daya dan waktu yang cukup untuk menghadapi tantangan ini. Namun, penting untuk diingat bahwa manfaat jangka panjang dari implementasi BI yang efektif dapat melebihi waktu dan usaha yang diinvestasikan dalam proses tersebut.
 

Penerapan Business Intelligence

Berikut adalah beberapa penerapan business intelligence.

1.    Keuangan
Dalam bidang keuangan, fungsi BI dapat mengembangkan dan mengelola alur kerja nilai seumur hidup (Lifetime Value/LTV). Hal ini melibatkan pengumpulan sumber data untuk membuat tabel data LTV, membangun dasbor LTV, dan menyampaikan laporan mengenai pembaruan LTV, seperti perubahan LTV di berbagai negara. Selain itu, BI juga dapat berperan dalam pelaporan keuangan, dengan mempersiapkan sistem yang menghasilkan laporan perusahaan dan laporan keuangan.

2.    Pemasaran
Dalam mendukung kegiatan pemasaran, fungsi BI dapat membangun dan mengelola laporan yang berkaitan dengan Total Addressable Market (TAM) berdasarkan segmen pelanggan. TAM melibatkan pengumpulan data mengenai jumlah pelanggan, jumlah pelanggan pesaing, serta data industri yang spesifik guna memperoleh informasi tentang total potensi pelanggan. Setelah data dikumpulkan, tim BI secara teratur memberikan pemahaman kepada tim pemasaran untuk mengembangkan strategi pemasaran berbasis data.

3.    Produk
Dalam bidang produk, fungsi BI mungkin memiliki berbagai proyek, salah satunya adalah menjaga akurasi data pelanggan berdasarkan fitur produk. Hal ini melibatkan segmentasi dasar pelanggan, seperti melacak volume pelanggan atau apakah angka tersebut mencerminkan pelanggan baru atau pelanggan yang kembali. Pengumpulan data semacam ini melibatkan sumber data dan validasi kualitas data terkait nomor pelanggan, serta visualisasi informasi untuk pemimpin bisnis.

4.    Sumber daya manusia
Dalam bisang sumber daya manusia, BI berperan dalam menyediakan laporan rutin kepada para pimpinan senior mengenai metrik penting dalam pengelolaan sumber daya manusia, seperti tingkat pergantian, tren rekrutmen, dan ukuran serta pertumbuhan perusahaan secara keseluruhan. Mungkin juga terdapat komponen regulasi dalam pekerjaan BI di bidang sumber daya manusia, di mana fungsi tersebut perlu menghasilkan laporan yang konsisten mengenai gaji berdasarkan faktor demografis.
 

Tools yang Digunakan Untuk Business Intelligence

Berikut ini adalah tools yang digunakan dalam business intelligence untuk mendukung dan membantu perusahaan dalam pengolahan data.

1.    Tableau
Tableau adalah software yang sering digunakan dalam pekerjaan yang melibatkan BI. Software ini memberikan kemampuan untuk visualisasi data, memungkinkan pengguna untuk dengan mudah melihat dan memahami data yang kompleks. Selain itu, Tableau dapat terhubung dengan berbagai sumber data seperti Excel dan SQL Data Warehouse, memungkinkan pengguna untuk mengintegrasikan data dari berbagai sumber dalam satu tampilan yang terorganisir.

2.    Alteryx
Alteryx adalah aplikasi yang sangat berguna bagi para profesional BI dalam melakukan analisis data secara real-time dari berbagai sumber. Alat ini mempermudah pengguna dalam menggabungkan hasil analisis data dari berbagai sumber dengan cepat. Sebagai seorang BI Analyst/Specialist, Anda dapat menggunakan Alteryx untuk menyajikan wawasan yang lebih detail dan kaya akan informasi.

3.    QlikView
QlikView merupakan alat yang digunakan untuk membuat aplikasi dinamis yang memungkinkan analisis data dan pencarian pola serta tren dalam kumpulan data. Dengan QlikView, Anda dapat memahami dan melihat pola dalam data melalui fitur visual seperti grafik, tabel, dan peta. Alat ini memberikan kemudahan dalam menjelajahi dan menganalisis data dengan memberikan tampilan visual yang interaktif.

4.    Splunk
Splunk adalah software untuk menganalisis data bisnis. Software ini memiliki kemampuan untuk menampilkan data analitik secara lengkap dan membantu profesional BI dalam membuat laporan analisis yang baik. Dengan Splunk, Anda dapat memperoleh wawasan yang mendalam dari data bisnis.

5.    Domo
Domo adalah alat yang memungkinkan integrasi ribuan data dari berbagai sumber. Alat ini dilengkapi dengan fitur modern, seperti database, spreadsheet, dan fitur penyimpanan awan (cloud). Dengan Domo, Anda dapat menggabungkan dan menganalisis data dari berbagai sistem dan aplikasi, serta membuat laporan dan visualisasi yang menarik. Platform ini juga mendukung kolaborasi, memungkinkan pengguna untuk berbagi wawasan dan bekerja secara tim dalam menganalisis data.
 

Perbedaan Business Intelligent dengan Data Analytics

Data analytics atau analisis data merupakan proses yang membantu perusahaan mengubah data mentah atau tidak terstruktur menjadi format yang memiliki makna dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Business intelligence (BI) digunakan dalam banyak organisasi untuk meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan, menganalisis data bisnis, melakukan penambangan data, mengembangkan laporan, dan meningkatkan efisiensi operasional. BI biasanya diterapkan pada data historis yang disimpan dalam gudang data perusahaan. Beberapa operasi bisnis penting dalam penerapan data analytics termasuk membersihkan data, memodelkan data, mengubah data, dan meramalkan tren data di masa depan.

Melalui data analytics, pengguna bisnis dapat menganalisis data historis dan saat ini, serta memprediksi tren masa depan untuk mengambil keputusan yang tepat dan membuat perubahan yang diperlukan dalam model bisnis. BI membantu pengguna mengidentifikasi kekurangan dalam manajemen data dan memberikan skenario pengambilan keputusan yang efisien.

Salah satu fitur utama yang dapat diimplementasikan dengan bantuan BI dan analisis data adalah reporting atau visualisasi data. Namun, jenis reporting atau visualisasi yang dikembangkan akan bervariasi tergantung pada jenis data bisnis dan skenario yang terlibat. Misalnya, jika ada kebutuhan untuk menghadapi tren pasar saat ini dan menghasilkan laporan ad-hoc, maka penggunaan analisis data akan menjadi pilihan yang tepat. Selain itu, data analytics juga berguna ketika perusahaan perlu melakukan perkiraan tren data di masa depan berdasarkan data masa lalu.
 

Kesimpulan

Business intelligence (BI) adalah suatu proses berbasis teknologi yang bertujuan untuk menganalisis data dan memberikan informasi yang dapat digunakan untuk mengambil langkah-langkah yang relevan dalam bisnis, membantu para eksekutif, manajer, dan karyawan dalam membuat keputusan yang akurat. BI ini penting karena BI membantu organisasi dalam mengevaluasi pandangan pelanggan, pasar, dan perilaku pelanggan, yang memberikan mereka keunggulan dalam memenangkan pangsa pasar yang lebih tinggi dan meningkatkan pendapatan.