Perbedaan SaaS ERP dan Traditional ERP (Kelebihan, Kelemahan dan Implementasi)

Jika Anda memiliki bisnis kecil hingga menengah (UKM) pada saat ini, Anda mungkin tahu apa itu solusi ERP, tetapi Anda mungkin menganggapnya terlalu besar, mahal, atau tidak fleksibel untuk kebutuhan Anda.

ERP adalah singkatan dari "Enterprise Resource Planning", namun solusi ERP tidak hanya ditujukan untuk perusahaan besar. Bisnis dari semua ukuran di semua industri dapat menerapkan solusi ERP untuk meningkatkan efisiensi dan profitabilitas.

Namun, sistem ERP yang berbeda menawarkan jenis penyebaran yang berbeda dan Anda harus hati-hati memilih yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda. Ketika solusi ERP diterapkan menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras lokal yang lama, itu dianggap sebagai implementasi ERP tradisional. Ketika dikirimkan melalui model Software-as-a-Service (SaaS), ini disebut sebagai SaaS ERP. Artikel hari ini membahas ERP tradisional dan SaaS ERP dan mengidentifikasi pro dan kontra masing-masing. 

Apa itu Saas ERP ?

SaaS ERP (Software as a Service Enterprise Resource Planning) adalah model pengiriman perangkat lunak ERP yang menggunakan layanan cloud untuk memberikan akses kepada pengguna melalui internet. ERP adalah sistem perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola proses bisnis perusahaan secara terintegrasi, termasuk manajemen sumber daya manusia, manajemen keuangan, manajemen persediaan, manajemen produksi, dan banyak lagi.

Dalam model SaaS ERP, perangkat lunak ERP diinstal pada server yang dikelola oleh penyedia layanan dan diakses melalui web browser atau aplikasi khusus yang terhubung dengan internet. Pengguna tidak perlu membeli perangkat keras atau perangkat lunak, melainkan membayar biaya langganan bulanan atau tahunan untuk mengakses dan menggunakan perangkat lunak tersebut. Penyedia layanan bertanggung jawab atas pemeliharaan, pembaruan, dan keamanan perangkat lunak, sehingga pengguna dapat fokus pada operasi bisnis inti dan tidak perlu khawatir tentang masalah teknis.

SaaS ERP juga menyediakan fleksibilitas dan skalabilitas yang lebih tinggi daripada sistem ERP tradisional, sehingga memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan bisnis mereka. Contoh SaaS ERP yang populer adalah Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics 365, SAP Business ByDesign, dan Workday.
 

Kelebihan SaaS ERP

Pada saat ini tentu penggunaan teknologi pada suatu perusahaan sangat dibutuhkan dan penggunaan Saas ERP di dunia bisnis sudah banyak yang memakai jenis ERP ini, Karena banyaknya keuntungan yang di dapat, jika menggunakan ERP ini diantaranya:

Biaya yang lebih rendah
Dalam model SaaS ERP, biaya awal untuk pengadaan perangkat lunak dan infrastruktur hardware menjadi lebih rendah karena pengguna hanya membayar biaya berlangganan bulanan atau tahunan untuk mengakses perangkat lunak dan infrastruktur yang disediakan oleh penyedia layanan. Hal ini membuat SaaS ERP menjadi lebih terjangkau untuk perusahaan kecil dan menengah yang tidak memiliki anggaran besar untuk membeli perangkat keras dan perangkat lunak.

Mudah diakses
SaaS ERP memungkinkan pengguna untuk mengakses aplikasi melalui internet dari mana saja dan kapan saja dengan menggunakan perangkat apa saja. Pengguna hanya memerlukan koneksi internet dan perangkat yang terhubung dengan internet, seperti komputer, tablet, atau smartphone.

Mudah dikonfigurasi dan diintegrasikan
SaaS ERP biasanya menawarkan fitur konfigurasi dan integrasi yang mudah dengan aplikasi lain. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah menyesuaikan sistem dengan kebutuhan bisnis mereka dan mengintegrasikan SaaS ERP dengan aplikasi lain yang mereka gunakan, seperti sistem CRM, sistem penjualan, dan aplikasi lainnya.

Mudah dikelola
Dalam model SaaS ERP, penyedia layanan bertanggung jawab atas pemeliharaan, pembaruan, dan keamanan perangkat lunak, sehingga pengguna tidak perlu khawatir tentang pemeliharaan teknologi dan dapat fokus pada operasi bisnis inti mereka.

Skalabilitas yang mudah 
SaaS ERP memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah menyesuaikan kapasitas sistem dengan kebutuhan bisnis mereka. Perusahaan dapat dengan mudah menambah atau mengurangi pengguna atau kapasitas sistem sesuai dengan pertumbuhan atau penurunan bisnis mereka. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghemat biaya dan menghindari pembelian infrastruktur yang berlebihan.

Keamanan yang lebih baik
Penyedia layanan SaaS ERP biasanya menyediakan keamanan yang lebih baik daripada infrastruktur on-premise karena mereka memiliki infrastruktur keamanan yang canggih dan tim keamanan yang berdedikasi untuk memastikan bahwa data pengguna aman dan terlindungi dari serangan cyber.

Kelemahan SaaS ERP

Suatu sistem pasti memiliki kelemahan begitu juga dengan Saas ERP juga memiliki kelemahan diantaranya sebagai berikut :

Ketergantungan pada koneksi internet
Dalam model SaaS ERP, pengguna harus terus terhubung ke internet untuk mengakses aplikasi dan data. Jika koneksi internet tidak stabil atau lambat, maka kinerja aplikasi dan akses ke data dapat terpengaruh. Selain itu, jika koneksi internet mati atau terputus, maka pengguna tidak dapat mengakses sistem.

Ketergantungan pada penyedia layanan
Dalam model SaaS ERP, perusahaan bergantung pada penyedia layanan untuk pengelolaan dan pemeliharaan sistem. Jika penyedia layanan mengalami masalah teknis atau keuangan, pengguna dapat mengalami masalah dalam mengakses atau menggunakan sistem, yang dapat mempengaruhi operasi bisnis.

Keterbatasan penyesuaian
SaaS ERP mungkin tidak dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang sangat spesifik. Meskipun beberapa penyedia SaaS ERP menawarkan opsi penyesuaian, namun opsi ini sering kali terbatas dibandingkan dengan perangkat lunak on-premise yang sepenuhnya dapat disesuaikan.

Keamanan dan privasi
Karena data perusahaan disimpan di cloud, pengguna harus memastikan bahwa penyedia layanan memiliki keamanan dan privasi yang memadai untuk melindungi data mereka. Jika penyedia layanan mengalami pelanggaran keamanan, data pengguna dapat dicuri atau disalahgunakan.

Biaya berkelanjutan
Biaya berlangganan SaaS ERP dapat terus berlanjut selama penggunaan sistem, sehingga biaya yang dihabiskan dalam jangka panjang dapat menjadi lebih besar daripada biaya pengadaan sistem on-premise. Selain itu, biaya berlangganan dapat meningkat dari waktu ke waktu karena peningkatan fitur atau kapasitas sistem.

Kontrol terbatas 
Dalam model SaaS ERP, pengguna memiliki kontrol terbatas atas sistem karena semua pemeliharaan dan pembaruan dilakukan oleh penyedia layanan. Hal ini dapat membatasi kemampuan pengguna untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan bisnis mereka atau untuk melakukan perubahan yang diperlukan dengan cepat.

Implementasi Saas ERP

Secara umum, sistem ERP SaaS bekerja lebih cepat daripada harus memulai dari awal dengan perangkat lunak on-premise, karena tidak perlu menyiapkan server atau mengkonfigurasi komputer dan smartphone untuk menggunakan ERP. Selain itu, sistem pelengkap seperti CRM jauh lebih mudah diintegrasikan dengan sistem berbasis cloud, terutama jika berasal dari vendor yang sama.

Migrasi data adalah salah satu tantangan penerapan sistem SaaS baru, beralih antar sistem SaaS, dan mengintegrasikan perangkat lunak lokal dengan cloud ERP. Jika bisnis Anda kecil, di mana data pelanggan dan transaksi keuangan langka, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga. Jika Anda berencana untuk menghubungkan sistem yang berbeda, Anda dapat meminta API yang tersedia di sistem ERP penyedia. 

Apa itu Tradisional ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) tradisional adalah model implementasi perangkat lunak ERP yang berbasis on-premise, artinya perangkat lunak diinstal langsung pada infrastruktur TI perusahaan. ERP tradisional terdiri dari beberapa aplikasi perangkat lunak yang terintegrasi, seperti manajemen keuangan, manajemen persediaan, manajemen rantai pasokan, manajemen produksi, dan lain-lain. Setiap aplikasi beroperasi pada server yang sama dan memanfaatkan satu set data terpusat, yang memungkinkan perusahaan untuk memiliki visibilitas yang lebih besar terhadap operasi bisnis mereka.

ERP tradisional pertama kali dikembangkan pada tahun 1960-an dan 1970-an ketika perusahaan-perusahaan mulai mencari cara untuk mengintegrasikan operasi bisnis mereka dan mengelola data mereka dengan lebih efisien. Pada awalnya, ERP terdiri dari aplikasi perangkat lunak terpisah yang berjalan pada sistem komputer yang terpisah pula, tetapi pada akhirnya sistem ERP yang terintegrasi muncul dan menjadi standar industri.

Keuntungan Tradisional ERP

ERP tradisional memungkinkan perusahaan untuk memiliki kendali penuh atas infrastruktur TI mereka, termasuk server, jaringan, dan basis data. Ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki visibilitas yang lebih besar terhadap operasi bisnis mereka dan memastikan bahwa data mereka aman dan terlindungi.

ERP tradisional dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Perusahaan dapat menambahkan fitur atau fungsi baru ke sistem sesuai dengan kebutuhan mereka dan melakukan penyesuaian khusus yang mungkin tidak tersedia di solusi SaaS. Ini memberikan perusahaan kontrol lebih besar atas sistem dan memungkinkan mereka untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan bisnis yang berubah-ubah.

Dalam ERP tradisional, data disimpan dalam jaringan perusahaan, yang memberikan tingkat keamanan yang lebih tinggi karena perusahaan dapat mengontrol akses ke data dan mengelola keamanan data dengan lebih ketat.

Dalam sistem ERP tradisional, semua data disimpan dalam satu sistem terpusat, yang memungkinkan perusahaan untuk memiliki visibilitas yang lebih besar terhadap operasi bisnis mereka. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat berdasarkan data yang akurat dan terbaru.

ERP tradisional dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem manajemen rantai pasokan atau sistem manajemen produksi. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses bisnis dan mengintegrasikan semua operasi bisnis mereka dengan lebih baik.

ERP tradisional biasanya disertai dengan dukungan teknis dan layanan pelanggan yang tersedia selama jam kerja normal. Ini memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan bantuan jika terjadi masalah teknis atau masalah lain dengan sistem.

Meskipun demikian, perusahaan harus mempertimbangkan biaya yang lebih tinggi dan kesulitan dalam mengelola infrastruktur TI mereka sendiri saat memilih untuk menggunakan ERP tradisional.

Kelemahan Tradisional ERP

ERP tradisional memiliki biaya implementasi yang sangat tinggi karena perusahaan harus membeli dan memelihara infrastruktur TI mereka sendiri, yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga ahli untuk mengelolanya. Hal ini membuatnya menjadi solusi yang sangat mahal untuk perusahaan kecil dan menengah.

Perusahaan harus membayar biaya pemeliharaan dan dukungan yang tinggi untuk infrastruktur TI mereka sendiri. Ini mencakup perawatan dan perbaikan sistem, pembaruan perangkat lunak, dan dukungan teknis. Biaya ini dapat menjadi sangat mahal bagi perusahaan yang memiliki sistem ERP yang besar dan kompleks.

ERP tradisional membutuhkan waktu yang lama untuk diimplementasikan, terutama jika perusahaan memiliki bisnis yang kompleks atau banyak cabang. Proses implementasi ini dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun, dan memerlukan banyak sumber daya dan investasi.

Selain itu, ERP tradisional kurang fleksibel dibandingkan dengan solusi SaaS. Perusahaan harus menyesuaikan sistem dengan kebutuhan bisnis mereka dan melakukan penyesuaian khusus yang mungkin tidak tersedia di solusi SaaS. Hal ini dapat membatasi kemampuan perusahaan untuk mengelola operasi bisnis mereka dengan cara yang lebih inovatif dan responsif terhadap perubahan pasar.

ERP tradisional memiliki risiko kegagalan sistem yang tinggi karena perusahaan harus mempertahankan dan mengelola infrastruktur TI mereka sendiri. Jika ada masalah dengan sistem, perusahaan harus menangani masalah tersebut sendiri dan membutuhkan sumber daya teknis yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut. Serta ERP tradisional hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki akses ke jaringan perusahaan. Ini membuatnya kurang aksesibel dan sulit digunakan bagi pengguna yang bekerja di luar kantor atau di lokasi yang berbeda.

Untuk perusahaan yang ingin mengimplementasikan ERP dan ingin melakukan konsultasi terkait ERP yang baik untuk perusahaan anda, Annisadev dan Idmetafora memiliki pengalaman dalam membantu perusahaan dari berbagai industri mengimplementasikan produk digital yang sukses. Annisadev dan Idmetafora hadir untuk memenuhi kebutuhan sistem ERP perusahaan anda. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang sistem ERP, jangan ragu untuk menghubungi kami, Tentu kami akan memberikan penjelasan bahkan jika kalian berkenan kita dapat memberikan pemasangan hingga menemukan sistem ERP terbaik untuk perusahaan Anda. Kami menyediakan jasa terbaik tentang pembuatan dan pemasangan sistem ERP yang dapat diterapkan di perusahaan Anda. Di sini, kami berharap artikel kami akan membantu dan memberikan solusi bisnis yang baik untuk perusahaan anda.

Contact Person Annisadev Innovation Lab :
Email : info@annisadev.com
Telepon : +62 896-7517-1200
Alamat : Jl. Damai, Gg. Arjuna No 7C, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta.