Langkah-Langkah Mengimplementasikan ERP Pada Bisnis Anda

Salah satu cara untuk memastikan semua proses bisnis berjalan dengan sukses adalah dengan mengimplementasikan ERP. Implementasi ERP yang sempurna jarang terjadi, tetapi perencanaan dan pemahaman yang cermat tentang langkah-langkah implementasi dapat meningkatkan peluang keberhasilan implementasi sesuai anggaran dan jadwal.

Sistem ERP adalah sistem kompleks yang mengintegrasikan banyak fungsi bisnis. Implementasi sistem ERP dilakukan oleh pemangku kepentingan yang bekerja sama dengan vendor untuk mencapai tujuan bisnis. Tidak ada dua implementasi ERP yang sama, namun ada strategi dan tahapan yang sama yang harus dipahami perusahaan setelah membeli dan menggunakan solusi ERP baru ini.

Tidak ada kerangka waktu yang pasti untuk proses implementasi ERP, tergantung dari jenis dan kompleksitas perangkat lunaknya. Dibutuhkan minimal 30 hari dan maksimal 1 tahun untuk menyelesaikan sepenuhnya. Semakin besar perusahaan, semakin kompleks proses bisnisnya, semakin banyak pengguna yang perlu dilatih, dan semakin lama implementasinya.

Faktor lainnya adalah perbedaan waktu implementasi antara on-premise ERP dan cloud ERP. Menerapkan ERP di tempat memakan waktu karena memerlukan perangkat lunak dan infrastruktur TI yang tepat, serta membuat tim untuk mengelolanya.
Sedangkan untuk cloud ERP, setelah hosting terinstal, Anda dapat menginstal dan memigrasikan data Anda langsung ke ERP.

Menerapkan ERP memastikan bahwa penyedia Anda dapat memenuhi kebutuhan dan dukungan perusahaan Anda jika hal itu berubah jika perusahaan Anda berkembang. Implementasi ERP adalah investasi jangka panjang untuk perusahaan Anda karena menawarkan banyak manfaat sekarang dan di masa depan.

Yang Perlu Disiapkan Untuk Mengimplementasikan ERP

Suatu perusahaan yang mangkin baru mengenal dan ingin membuat bisnisnya menggunakan ERP tentu perlu mempersiapkan apa saja yang dibutuhkan dalam pengimplementasian ERP untuk perusahaan. Berikut Hal hal yang perlu disiapkan perusahaan jika ingin mengimplementasikan ERP untuk perusahaan:

Mengenal Masalah dan Peluang Bisnis
Langkah pertama untuk mengimplementasikan ERP yaitu perusahaan harus mengenal masalah dan peluang bisnisnya masing masing Selain itu, menguraikan kondisi di mana implementasi akan dilakukan dalam perusahaan dan hasil akhir apa yang akan diterima perusahaan dari implementasi ERP.

Untuk mengambil langkah selanjutnya, Anda perlu mendefinisikan dengan jelas kendala dan tujuan perusahaan Anda. Berikut pertanyaan pertanyaan terkait Mengenal masalah dan Bisnis:

1. Apa maksud dan tujuan implementasi ERP?
2. Berapa alokasi anggaran yang disiapkan?
3. Bagaimana kesiapan karyawan?
4. Bagaimana komitmen manajemen?
5. Apa kendala dan masalah yang dihadapi perusahaan?

Pertanyaan pertanyaan diatas membantu perusahaan perusahaan menemukan atau mengenal masalah dan peluang bisnis yang dijalankan saat ini.

Sederhanakan proses bisnis Anda
Sistem ERP menawarkan banyak fitur yang membantu perusahaan seperti keuangan, penjualan, inventaris, dan aset. Tentu saja, ini tidak mudah untuk menggunakan perangkat lunak. Itu normal untuk merasa malu saat pertama kali menggunakannya.

Sebelum menerapkan ERP, perusahaan perlu menyederhanakan proses bisnisnya. Proses bisnis dan SOP perusahaan menjadi dasar pengetahuan para pelaksana dan menentukan jenis implementasi yang harus dilakukan perusahaan.

Pemilihan Vendor
Langkah selanjutnya adalah memilih penyedia ERP yang tidak bisa dianggap remeh. Setiap vendor selalu menawarkan teknologi dan harga ERP, dan harga bervariasi berdasarkan kekuatan dan kelemahannya. Sekalipun penyedia menawarkan harga rendah dan menjanjikan selama demo produk, itu harus dipertimbangkan dan ditinjau nanti.
Berikut adalah beberapa tips untuk memilih pemasok.

1. Buat daftar periksa yang berisi masalah operasional yang dihadapi manajemen di berbagai departemen dalam perusahaan.
2. Buat daftar periksa kebutuhan perangkat lunak perusahaan Anda. Apakah Anda pernah menggunakan sistem ERP sebelumnya? Walaupun saat ini Anda tidak memiliki kendala operasional, perusahaan Anda ingin berkembang di masa mendatang, sehingga Anda memerlukan sistem ERP yang dapat mendukung pertumbuhan bisnis di masa depan.
3. Mengutamakan manfaat dari setiap kendala dan kebutuhan operasional.
4. Setelah membuat daftar periksa dari tiga poin sebelumnya, Anda dapat memutuskan apakah akan menerapkan ERP khusus atau siap pakai. Daftar periksa kami memudahkan untuk menemukan ERP yang dibutuhkan perusahaan Anda daripada banyaknya fitur yang tersedia. Tidak peduli berapa banyak fitur ERP yang Anda beli memiliki banyak fitur, apakah percuma jika Anda tidak dapat menggunakannya?

Dalam perusahaan ERP, tidak hanya departemen TI yang terlibat dalam pemilihan pemasok, tetapi juga tim manajemen dan departemen terkait.

Tim pelaksana internal
Setelah memilih vendor ERP yang sesuai, Anda harus mengumpulkan tim vendor dan perwakilan perusahaan untuk mengimplementasikannya. Persiapan dan implementasi ERP harus bekerja sama, dengan peran dan tanggung jawab yang jelas.

Manajemen Ekspektasi
Manajemen ekspektasi dalam hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa sistem ERP memenuhi harapan para pemangku kepentingan perusahaan.

Ekspektasi yang muncul mungkin berbeda untuk setiap orang yang bekerja di setiap departemen perusahaan, dan ekspektasi pengguna ERP dapat berubah seiring berjalannya waktu. Ini mungkin karena perubahan peraturan. Harapan yang berubah ini harus diselaraskan untuk menghindari konflik di dalam perusahaan.

Fit Gap Analysis
Pada tahap ini, tim implementasi memulai diskusi yang lebih,mendalam tentang proses bisnis yang dibutuhkan perusahaan dan bagaimana sistem ERP dapat memuaskan mereka. Untuk memenuhi kebutuhan bisnis anda tentu perusahaan memerlukan dan membuat dokumen SOP sehingga dapat menghasilkan fitur yang cocok untuk bisnis anda.

Jika persiapan sudah siap semua dan sudah tersedia semua tentu perusahaan tersebut perlu melaksanakan atau mengimplementasikan ERP agar perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain.

Implementasi ERP

Setelah mempersiapkan apa saja yang dibutuhkan sebelum mengimplementasikan ERP. selanjutnya yaitu langkah mengimplementasikan ERPnya. Tentu setiap ingin melakukan proyek besar untuk perusahaan tentu kita perlu membuat road maps agar lebih efisien dan dapat terpantau perkembangannya, bentuknya dapat berupa check list agar rencana dapat terlaksana dari persiapan implementasi yang sudah dijelaskan sebelumnya, sampai tahap implementasi akhir seperti maintenance dan support.

Instalasi
Setelah kita menemukan vendor yang menurut kita dapat melakukan atau membuat jasa ERP yang perusahaan inginkan. Tentu kita perlu memberikan road maps atau rencana yang akan kalian lakukan. setelah Sistem ERP jadi tentu memerlukan penginstalan agar Sistem tersebut berjalan di device kantor atau perusahaan

Pemasangan ERP yang berhubungan dengan proses bisnis yang dikembangkan dengan kegiatan perencanaan. Lakukan migrasi awal untuk data yang diperlukan. Jika diperlukan, siapkan hardware dan infrastruktur hosting dan buat rencana untuk aktivitas data antar departemen. Selesaikan instalasi software dan kustomisasinya.

Migrasi
Review keakuratan data yang akan di migrasi, pastikan data tersebut up to date dan bersih tanpa ada error dan double. Setelah itu, Mulai mapping data sehingga dapat digunakan antara departemen untuk menunggu pengujian dan go-live.

Pengujian
Pengujian untuk semua interface dengan data user untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang proses dalam ERP. Selanjutnya, Validasi penerimaan proses bisnis untuk memastikan semua fungsi berjalan sesuai rencana. Selesaikan masalah yang tak terduga saat pengujian infrastruktur.

Pelatihan
Karena ERP mungkin baru di perusahaan tersebut tentu perlunya pelatihan untuk stakeholder stakeholder yang memakai sistem ini. Pelatihan tersebut dapat dimulai dengan Lakukan pelatihan user berdasarkan rencana training yang dijelaskan dalam rencana manajemen. Lakukan meeting dengan vendor setelah training untuk mendukung pemakaian dan kepemilikan software ERP.

Implementasi
Jika sudah melakukan pelatihan kepada stakeholder stakeholder yang akan menggunakan sistem ini dan sudah dipastikan mereka semua paham dengan sistem erp ini. Langkah selanjutnya tentu implementasi ERP tersebut dengan Persiapkan go-live untuk memberi panduan pada user. Selanjutnya Lakukan konfigurasi komponen tambahan dan lakukan meeting go-live. Peralihan kepemilikan sistem dari vendor ke customer dengan go-live. Setelah itu, perlu ada training setelah go-live untuk memastikan sistem ERP dapat digunakan oleh semua user.

Support
Setelah implementasi, ada transisi tim go-live menjadi tim support. Pertahankan maintenance dan support software melalui user dan training. Evaluasi proyek berjalan melalui dengan melihat KPI.

Kesimpulan 

Setelah membaca artikel ini kita tahu ternyata untuk memakai software dan aplikasi ERP tidak hanya dengan menghubungi vendor yang telah kita pilih dan langsung membeli dan menggunakan software ERP tersebut dalam hitungan hari Ternyata terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan dalam melakukan persiapan dan pengimplementasian sistem ERP tersebut, Persiapan yang perlu dilakukan yaitu feasibility study, menyederhanakan proses bisnis, memilih vendor, manajemen ekspektasi dan fit gap analysis. 

Sedangkan pada tahap implementasi pada sistem ERP yang perlu dilakukan yaitu : penginstalan, migrasi data, pengujian, training, implementasi dan support dari pihak vendor.

Meski sangat bermanfaat dan berperan penting dalam proses berjalannya sebuah perusahaan, sistem ERP memerlukan langkah persiapan yang matang karena memiliki sistem yang cukup rumit. Selain itu, banyaknya progres yang ada membuat sistem ini seringkali menimbulkan risiko kegagalan dalam implementasinya.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelolanya, Annisadev dan Idmetafora hadir menjadi solusi dari permasalahan setiap bisnis yang Anda jalani karena software ERP yang kami berikan menyesuaikan model bisnis di Indonesia. Anda juga bisa mendiskusikan permasalahan Anda pada konsultan kami. Dengan tahapan implementasi ERP yang mudah, database tersimpan dengan aman, serta sistem yang menawarkan berbagai macam aspek penting pada bisnis Anda, Annisadev dan Idmetafora sebagai andalan bagi para pengusaha untuk mewujudkan masa depan bisnis yang lebih baik.

Tunggu apa lagi wujudkan Sistem ERP yang anda inginkan dan yang sesuai dengan bisnis anda dengan menghubungi Annisadev dan idmetafora. Berikut kontak yang dapat anda hubungi.

Contact Person Annisadev Innovation Lab :
Email : info@annisadev.com
Telepon : +62 896-7517-1200
Alamat : Jl. Damai, Gg. Arjuna No 7C, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta.