Pertumbuhan bisnis dan pertumbuhan IT sering kali berjalan seiring. Lebih banyak penjualan dan lebih banyak pendapatan berarti lebih banyak karyawan, dan lebih banyak karyawan berarti lebih banyak komputer, lebih banyak server, dan jaringan yang lebih besar. Organisasi yang lebih besar juga cenderung membawa lebih banyak operasi ke dalam perusahaan, memilih untuk menghemat biaya dengan mengelola departemen SDM, keuangan, dan akuntansi mereka sendiri dengan melisensikan perangkat lunak pihak ketiga dan mempekerjakan lebih banyak karyawan (serta meningkatkan lebih banyak lagi IT).

Jika bisnis pengembang berkembang, tidak lama lagi perlu mengembangkan protokol manajemen aset IT (ITAM) yang memungkinkan mengelola aset perangkat keras dan perangkat lunak di sepanjang siklus hidupnya, membantu mengurangi gangguan bisnis, merencanakan penganggaran secara efektif, memitigasi risiko, dan mendapatkan wawasan tingkat tinggi tentang bagaimana TI mendorong kesuksesan organisasi.

 

Apa Yang Dimaksud Dengan IT Asset Management (ITAM)?

IT asset management (ITAM) adalah seperangkat praktik bisnis yang menggabungkan fungsi keuangan, inventaris, dan kontrak untuk mengoptimalkan pengeluaran dan mendukung manajemen siklus hidup serta pengambilan keputusan strategis dalam lingkungan IT. ITAM sering kali merupakan bagian dari proses IT service management (ITSM).

Aset IT diklasifikasikan sebagai informasi, sistem, atau perangkat keras milik perusahaan yang digunakan dalam aktivitas bisnis. Proses manajemen aset IT biasanya melibatkan pengumpulan inventaris terperinci dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan aset jaringan organisasi dan kemudian membuat keputusan bisnis yang tepat tentang pembelian dan distribusi ulang terkait IT.

Aplikasi ITAM tersedia bagi organisasi untuk membantu proses ITAM. Aplikasi-aplikasi ini dapat mendeteksi perangkat keras, perangkat lunak dan aset jaringan di seluruh organisasi dan kemudian menangkap, mencatat dan membuat data tersedia. Beberapa aplikasi ini mengintegrasikan ITAM dengan service desk, sehingga informasi pengguna dan akses dapat disatukan dengan insiden dan permintaan.

 

Mengapa ITAM penting?

ITAM lebih dari sekadar membuat inventaris aset. ITAM adalah tentang terus menggunakan data aset yang telah diambil untuk memaksimalkan keuntungan, meminimalkan risiko, dan mendorong peningkatan nilai bisnis. Dengan menghindari pembelian aset yang tidak perlu dan memanfaatkan sumber daya yang ada dengan sebaik-baiknya, manajer aset IT dapat memangkas biaya lisensi perangkat lunak dan biaya dukungan, menghilangkan pemborosan, dan meningkatkan efisiensi.

ITAM juga membantu meningkatkan pemahaman seluruh perusahaan tentang nilai bisnis IT, meningkatkan komunikasi dan pemahaman antara TI dan departemen lain, menegakkan kepatuhan terhadap kebijakan keamanan siber dan persyaratan peraturan, meningkatkan produktivitas melalui dukungan teknis, dan membatasi biaya overhead dalam mengelola lingkungan IT.

Organisasi dengan infrastruktur IT yang kuat bisa memiliki banyak perangkat keras komputer: komputer desktop, laptop, keyboard dan komponen periferal lainnya, printer, mesin fotokopi, dan banyak lagi. Untuk memastikan bahwa perangkat keras terpelihara dengan baik, organisasi harus melacak aset apa saja yang mereka miliki, di mana aset tersebut digunakan dalam organisasi, bagaimana aset tersebut digunakan, seberapa sering aset tersebut digunakan, status perbaikan, informasi siklus hidup, dan kapan aset tersebut perlu diganti atau dibuang.

Aset perangkat lunak biasanya dilisensikan oleh organisasi berdasarkan jumlah pengguna yang akan menginstal perangkat lunak tersebut. Proses manajemen aset TI untuk perangkat lunak memungkinkan organisasi untuk memantau status kepatuhan mereka terhadap perjanjian lisensi pengguna akhir yang memungkinkan mereka untuk menggunakan aplikasi perangkat lunak berlisensi. Organisasi dapat memantau status perjanjian lisensi perangkat lunak, merencanakan dengan tepat untuk pembayaran lisensi di masa mendatang, dan memantau berapa banyak lisensi yang digunakan untuk memastikan mendapatkan nilai terbaik untuk setiap lisensi perangkat lunak yang dibayar.

 

Jenis-Jenis Manajemen Aset IT

ITAM memiliki beberapa varian, masing-masing berkonsentrasi pada area yang berbeda dari manajemen aset IT :

• Hardware Asset Management (HAM) : HAM mengelola komputer, server, peralatan jaringan, periferal, dan perangkat seluler. HAM melibatkan pelacakan inventaris, penjadwalan pemeliharaan, dan manajemen siklus hidup perangkat keras.
• Software Asset Management (SAM) : SAM mengelola akuisisi aset perangkat lunak, penerapan, pemantauan penggunaan, kepatuhan lisensi, dan optimalisasi. SAM membantu kepatuhan hukum, pengurangan biaya perangkat lunak, dan optimalisasi perangkat lunak.
• License Management : Bagian dari SAM yang berfokus pada pelacakan dan pengelolaan lisensi perangkat lunak. Ini memerlukan catatan lisensi perangkat lunak yang akurat, memantau penggunaan lisensi, memastikan kepatuhan perjanjian lisensi, dan mengoptimalkan pemanfaatan lisensi untuk menghemat biaya.
• IT Financial Management (ITFM) : ITFM mencakup penganggaran, alokasi biaya, tagihan balik, dan pelaporan keuangan. Ini membantu perusahaan menganalisis biaya aset dan layanan TI dan mengoptimalkan pengeluaran TI.
• Digital Asset Management (DAM) : DAM mengelola multimedia, dokumen, desain, dan aset digital lainnya. Ini terdiri dari kategorisasi aset, manajemen informasi, kontrol versi, kontrol akses, dan DRM.
• Cloud Asset Management : Manajemen aset cloud sangat penting untuk mengelola aset TI dalam pengaturan cloud seiring dengan semakin populernya layanan cloud. Hal ini mencakup pengelolaan sumber daya cloud, mengoptimalkan pengeluaran, memantau konsumsi, dan mematuhi perjanjian penyedia cloud.
• Mobile Asset Management : Organisasi mengelola ponsel, tablet, dan komputer. Ini terdiri dari penyediaan perangkat, manajemen keamanan, penerapan aplikasi, dan manajemen pengeluaran seluler.
• IT Service Management (ITSM) : ITIL (Information Technology Infrastructure Library) mencakup praktik manajemen aset IT dalam pemberian layanan dan dukungan. ITSM mencakup manajemen insiden, masalah, perubahan, dan aset untuk menawarkan layanan IT secara efektif.
  
   

Tahapan Manajemen Aset IT

Meskipun banyak yang mengira bahwa ITAM dimulai saat aset masuk ke dalam inventaris, namun sebenarnya ITAM dimulai sejak kebutuhan akan aset IT baru muncul. Berikut adalah fase ITAM dan persyaratannya :

• Permintaan (Requisition) : Proses permintaan dimulai saat seseorang dalam bisnis mengajukan permintaan untuk mendapatkan peralatan TI baru. Praktik terbaik ITAM termasuk memiliki cara yang terstandarisasi dan otomatis untuk mengajukan permintaan dan serangkaian kriteria yang telah ditentukan sebelumnya yang akan digunakan untuk mengevaluasi dan menyetujui atau menolak permintaan.
• Pengadaan (Procurement) : Fase ini adalah fase akuisisi aset TI. Pemilihan vendor, negosiasi kontrak, prosedur pembiayaan, dan keberhasilan membawa aset yang dibeli ke dalam inventaris adalah aspek-aspek kunci dari manajemen aset TI yang ikut berperan dalam fase ini.
• Penerapan (Deployment) : Pada tahap ini, peralatan TI mulai digunakan, baik itu di pusat data, di lantai pabrik, atau di stasiun kerja individu. Praktik terbaik ITAM melibatkan penggunaan alat bantu manajemen inventaris, penugasan peralatan, serta “pemilik” dan lokasi tertentu.
• Pemeliharaan (Maintenance) : Pemeliharaan aset mencakup pemeliharaan fisik rutin, pembaruan perangkat lunak, dan perbaikan yang diperlukan. Proses otomatis, yang didukung oleh alat bantu manajemen, merupakan ciri khas sistem manajemen aset TI yang matang untuk pemeliharaan.
• Pensiun (Retirement) : Semua aset TI pada akhirnya akan mencapai akhir masa pakainya dan harus disingkirkan. Terkadang, peralatan rusak, tetapi dengan praktik manajemen aset TI yang baik, biaya pemeliharaan aset yang sudah tua dapat ditimbang dengan cermat terhadap manfaat kinerja dengan menggantinya dengan teknologi yang lebih mutakhir.
  
   

Cara Kerja Proses ITAM

Manajemen aset IT memaksimalkan nilai dan meminimalkan risiko dengan mengelola perangkat keras, perangkat lunak, dan aset terkait dalam sebuah organisasi. Berikut cara kerjanya :

• Inventarisasi : Prosedur ini dimulai dengan inventarisasi semua aset IT yang dimiliki dan digunakan perusahaan, termasuk komputer, server, peralatan jaringan, periferal, lisensi perangkat lunak, langganan, dan aset digital.
• Klasifikasi Aset : Jenis, penggunaan, kepemilikan, dan kekritisan operasional menentukan klasifikasi aset. Hal ini membantu mengelola dan mengalokasikan sumber daya dengan mengkategorikan dan memprioritaskan aset.
• Dokumentasi : Tanggal pembelian aset, garansi, konfigurasi, perjanjian lisensi, dan riwayat penggunaan dicatat. Dokumentasi ini menunjukkan infrastruktur IT perusahaan dan membantu pengambilan keputusan.
• Manajemen siklus hidup aset : Dari akuisisi hingga pembuangan. ITAM membutuhkan pengadaan, penerapan, pemeliharaan, pembaruan, dan penghapusan yang sukses. Hal ini mengoptimalkan penggunaan aset selama masa pakainya dan mengurangi biaya dan bahaya.
• Kepatuhan : Mengikuti peraturan, standar industri, dan perjanjian lisensi mengurangi risiko hukum dan keuangan. Dalam proses ITAM, kebijakan dipantau dan ditegakkan, lisensi perangkat lunak digunakan sesuai dengan syarat dan ketentuan, dan kepatuhan diaudit secara berkala.
• Optimalisasi : ITAM memaksimalkan nilai aset IT dan meminimalkan pemborosan. Hal ini membutuhkan identifikasi aset yang tidak terpakai atau sudah ketinggalan zaman, realokasi sumber daya, dan mengambil inisiatif penghematan biaya, seperti konsolidasi lisensi dan perjanjian dengan vendor.
• Keamanan : Manajemen aset IT mencakup perlindungan aset dari ancaman dan kelemahan. Metode keamanan termasuk enkripsi, pembatasan akses, manajemen patch, dan perangkat lunak antivirus melindungi aset dari akses yang tidak sah, pembobolan data, dan serangan siber.
• Pelaporan dan Analisis : Pelaporan data aset IT mengungkapkan konsumsi, kinerja, dan biaya. Hal ini membantu menemukan tren, membuat keputusan yang tepat, dan mengoptimalkan investasi IT untuk memenuhi tujuan dan prioritas perusahaan.
  
   

Database Manajemen Aset IT

Database ITAM memiliki tiga komponen :

• Fisik (Physical) : Info fisik dikumpulkan dengan menggunakan sumber penemuan dan inventaris untuk menerima data yang menunjukkan apa yang digunakan. Ini juga akan memberikan visibilitas ke semua aset IT yang mungkin ada di ruang penyimpanan, namun belum digunakan atau mungkin dijadwalkan untuk pensiun. Info ruang penyimpanan ini biasanya dikumpulkan dengan menggunakan proses manual, pembaca kode batang atau sistem RFID jika sudah terpasang.
• Keuangan (Financial) : Komponen kedua dari ITAM adalah data keuangan. Data ini sering kali dikumpulkan dari sistem pembelian atau dari pesanan pembelian. Data ini menunjukkan nomor pesanan pembelian, nama vendor, jumlah, merek dan model, harga pembelian, depresiasi, pusat biaya, dan atribut keuangan lainnya yang mungkin perlu diketahui oleh organisasi. Melacak atribut keuangan tentang aset berguna untuk memahami total biaya kepemilikan, laba atas investasi, dan menetapkan biaya untuk proyek dan layanan bisnis IT.  Hal ini juga membantu organisasi memahami utang teknis yang terkait dengan aplikasi warisan, misalnya pada mainframe, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik tentang masa pakai aset.
• Kontrak (Contractual) : Komponen ketiga dari ITAM adalah data kontrak. Data ini sering kali dikumpulkan dari pengecer langsung dari vendor/pemasok atau dari sistem manajemen kontrak jika ada. Data ini akan mencakup informasi dari versi final kontrak yang dinegosiasikan, bukan iterasi selama negosiasi. Rincian seperti nomor versi, hak lisensi, jenis lisensi, SKU vendor, hari pelatihan, tingkat layanan, pemeliharaan, dan fakta kontrak penting lainnya. Jika ini adalah pembelian cloud atau Software as a Service, rinciannya akan mencakup jumlah, jenis lisensi, jumlah perangkat, harga pembelian, apakah membawa perangkat lunak sendiri ke instance cloud, jangka waktu kontrak, dan lain-lain.
  
   

Software Manajemen Aset IT

Seiring dengan pertumbuhan aset IT organisasi, mengelola aset tersebut secara manual, berbasis kertas, atau sistem spreadsheet menjadi tidak praktis. Perangkat lunak manajemen aset IT adalah aplikasi terpusat yang digunakan untuk manajemen dan pelacakan siklus hidup aset.

Solusi perangkat lunak manajemen aset IT biasanya menyertakan fitur-fitur yang memberikan kontrol lebih baik bagi organisasi terhadap lingkungan IT mereka dan memungkinkan mereka melacak aset di lokasi dan di cloud :

• Deteksi otomatis : Sebagian besar sistem manajemen aset IT secara otomatis mendeteksi semua perangkat keras dan perangkat lunak yang terpasang di jaringan komputer organisasi.
• Manajemen lisensi : Perangkat lunak ITAM menyimpan lisensi aset IT. Data ini kemudian direferensikan ke data inventaris yang relevan untuk memperingatkan organisasi jika ada lisensi yang kurang dan berisiko melanggar perjanjian lisensi atau lisensi yang berlebihan dan memperoleh perangkat lunak yang kurang atau tidak pernah digunakan. Fungsionalitas ini juga dapat melacak tanggal berakhirnya perjanjian lisensi dan menginformasikannya kepada organisasi.
• Manajemen versi dan tambalan (patch) : Perangkat lunak manajemen aset melacak penyebaran patch dan versi perangkat lunak baru untuk menjaga agar rangkaian komputer organisasi tetap aman, mutakhir, dan berjalan dengan lancar.
• Manajemen permintaan : Beberapa perangkat lunak ITAM dapat melacak semua permintaan untuk aset TI dan memungkinkan organisasi menentukan alur kerja permintaan aset. Mereka mengevaluasi persyaratan lisensi untuk aset-aset ini dan mengelola proses akuisisi dan penyebaran.
• Manajemen inventaris : Perangkat ITAM mencatat semua aset yang digunakan oleh organisasi. Inventaris mencatat data aset seperti nama, jenis perjanjian lisensi, dan versi.
• Configuration management database (CMDB) : CMDB adalah basis data terpusat yang menyimpan informasi tentang aset IT organisasi dan hubungan antar aset.
• Manajemen aset tetap : Sebagian besar alat ITAM memiliki tempat penyimpanan khusus untuk mengelola data aset tetap. Aset tetap terutama mencakup perangkat keras.
• Manajemen aset digital : Fitur perangkat lunak ITAM ini melibatkan pengelolaan hak digital dan media yang kaya (misalnya, konten multimedia seperti video, musik, dan foto).

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak ITAM atau solusi manajemen aset :

• Tujuan : Sebuah organisasi harus memiliki gagasan yang jelas mengapa mereka membutuhkan perangkat lunak ITAM dan tujuan yang ingin dicapai dengan beralih ke digital dalam manajemen asetnya. Jika memungkinkan, manajemen harus mengatur pertemuan dengan semua departemen IT yang relevan untuk mendapatkan pendapat mereka.
• Biaya : Ketika sebuah organisasi telah mengidentifikasi paket perangkat lunak yang memenuhi tujuan dan harapannya, langkah selanjutnya adalah membandingkan harga dengan anggarannya. Memahami apa yang ditawarkan dan tidak ditawarkan oleh setiap paket dengan harga yang ditawarkan dapat membantu. Pertimbangkan untuk mengambil keuntungan dari periode uji coba gratis sebelum memutuskan untuk membeli.
• Dukungan teknis : Organisasi harus memilih penyedia perangkat lunak yang menawarkan dukungan teknis kapan pun dibutuhkan. Dukungan ini bisa datang dalam bentuk platform swalayan, komunitas pengguna online, obrolan dalam aplikasi atau web dengan bot, dukungan telepon, atau obrolan dengan asisten layanan pelanggan di media sosial.
• Ulasan dan peringkat : Membaca ulasan dari pengguna saat ini dan sebelumnya dari suatu paket perangkat lunak di situs pihak ketiga (misalnya, toko aplikasi dan lembaga pemeringkat perangkat lunak) dapat membantu organisasi membuat pilihan yang baik.
  
   

Alat Bantu Manajemen Aset IT

Banyak pilihan yang tersedia, dan beberapa alat ITAM yang siap untuk perusahaan termasuk yang berikut ini :

• ManageEngine AssetExplorer
• Asset Panda
• GoCodes
• Ivanti IT Asset Management Suite
• ServiceNow
• SysAid
• BMC Track-It!

Mengelola aset IT secara efektif juga dapat meningkatkan visibilitas dan kontrol aset IT serta membantu mengidentifikasi dan mengganti komponen perangkat keras dan perangkat lunak yang dicuri dengan cepat. ITAM dapat mendukung proses ITIL lainnya dengan memberikan informasi yang akurat tentang aset yang terkena dampak dari suatu insiden, masalah, atau perubahan. ITAM juga membuat organisasi menjadi lebih gesit dengan memungkinkan migrasi, peningkatan, dan perubahan yang lebih cepat dan akurat di seluruh perusahaan.

Data aset dan konfigurasi IT dapat menjadi sangat penting setelah terjadinya bencana alam dan kejadian tak terduga lainnya. ITAM yang tepat dapat membantu para pemimpin dengan cepat mengidentifikasi dampak dari peristiwa tersebut dan dengan lebih percaya diri mengambil keputusan untuk memulihkan layanan.

 

Standar ISO untuk ITAM

International Standards Organization (ISO) telah menetapkan seperangkat standar resmi untuk ITAM. Rangkaian standar ini, ISO 19770, terdiri dari lima bagian utama dan telah diperbarui pada tahun 2017. Di bawah ini adalah lima bagian dan apa saja yang tercakup di dalamnya, seperti yang dirangkum oleh Freshservice :

• ISO/IEC 19770-1. Kerangka kerja proses yang menguraikan praktik terbaik untuk ITAM dalam suatu organisasi. Kerangka kerja ini memberikan cara bagi organisasi untuk membuktikan bahwa mereka menjalankan ITAM sesuai dengan standar yang memenuhi persyaratan tata kelola perusahaan dan mendukung aktivitas manajemen layanan TI.
• ISO/IEC 19770-2. Standar data untuk tag identifikasi perangkat lunak. Hal ini memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi perangkat lunak yang digunakan pada perangkat tertentu.
• ISO/IEC 19770-3. Standar data untuk merinci hak dan hak yang terkait dengan perangkat lunak dan metode untuk mengukur konsumsi lisensi atau hak.
• ISO/IEC 19770-4. Standar pengukuran yang memungkinkan pelaporan penggunaan sumber daya yang terstandarisasi. Standar ini sangat penting terutama saat mengelola lisensi pusat data yang kompleks serta perangkat lunak dan perangkat keras berbasis cloud.
• ISO/IEC 19770-5. Memberikan gambaran umum tentang standar ITAM yang ditetapkan ISO dan kosakata terkait.
  
   

Manfaat Manajemen Aset IT

Manajemen aset IT yang efisien dapat membantu organisasi membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Beberapa manfaat utamanya adalah sebagai berikut:

• Database/inventaris aset yang terpusat : Aset sulit untuk dikelola jika dilacak di tempat yang berbeda. Ketidakakuratan dan kekacauan dapat terjadi, yang menyebabkan inefisiensi dan keputusan bisnis yang buruk. Memiliki satu sumber kebenaran membuat pelacakan aset menjadi lebih mudah dan efisien. Organisasi dapat melihat di satu tempat aset apa saja yang perlu dibuang, ditingkatkan, atau dioptimalkan untuk produktivitas maksimum.
• Penggunaan aset yang dioptimalkan : Manajemen aset IT mengarah pada penggunaan sumber daya yang efisien, mengurangi risiko, meminimalkan pemborosan, dan mengurangi biaya. Dengan membangun proses ITAM, sebuah organisasi mendapatkan data real-time mengenai kondisi semua asetnya dan dapat membuat keputusan yang tepat mengenai penggunaan aset.
• Kepatuhan terhadap lisensi perangkat lunak : Organisasi yang melisensikan perangkat lunak pihak ketiga sering kali harus menjalani audit perangkat lunak oleh penyedia perangkat lunak yang ingin memastikan bahwa organisasi tersebut mematuhi syarat dan ketentuan lisensi. Pelanggaran terhadap perjanjian dapat menyebabkan denda yang serius. Oleh karena itu, organisasi menggunakan perangkat lunak ITAM untuk secara otomatis memantau semua perangkat lunak yang terpasang di semua komputer di jaringan mereka dan memastikan perangkat lunak tersebut mematuhi perjanjian lisensi yang relevan.
• Pengambilan keputusan yang tepat : Data ITAM membantu dalam evaluasi pembelian dan penerapan sebelumnya, yang kemudian menginformasikan tindakan selanjutnya. ITAM dapat meningkatkan pembelian aset IT dan proses bisnis.
  
   

Tantangan Manajemen Aset IT

Mengelola aset TI memiliki tantangan tersendiri :

• Menjembatani infrastruktur multi-generasi : Ketika perusahaan menggunakan teknologi baru, memadukan berbagai generasi infrastruktur menjadi hal yang rumit. Mengkoordinasikan dan mengoptimalkan aset-aset ini sambil memastikan mereka bekerja sama dengan mulus adalah hal yang penting.
• Memperpanjang masa pakai teknologi : Teknologi berkembang dengan cepat, sehingga sulit untuk menjaga aset tetap berjalan dalam waktu yang lama. Untuk memaksimalkan investasi IT, pemeliharaan proaktif, peningkatan, dan perencanaan cerdas diperlukan untuk menghindari biaya yang tidak perlu.
• Pembuangan yang bertanggung jawab dan berkelanjutan : Membuang aset lama secara bertanggung jawab sangat penting bagi lingkungan dan kepatuhan. Menghapus data sensitif dengan aman dan mematuhi peraturan saat mendaur ulang atau membuang aset merupakan tantangan tersendiri.
  
   

Praktik Terbaik ITAM

Praktik terbaik manajemen aset IT dapat memaksimalkan pengeluaran IT, meminimalkan biaya, membatasi risiko, dan menjaga kepatuhan terhadap peraturan. Berikut ini adalah praktik-praktik terbaik ITAM yang penting :

• Sponsor Eksekutif : Untuk menunjukkan nilai aktivitas ITAM dan menjamin keselarasan dengan tujuan dan sasaran perusahaan, dapatkan sponsor dan dukungan eksekutif.
• Kebijakan dan Prosedur : Buat kebijakan dan prosedur ITAM yang komprehensif yang menetapkan peran, tanggung jawab, proses, dan standar untuk manajemen aset IT sepanjang siklus hidup.
• Membuat Inventarisasi Aset : Melacak semua aset TI, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, lisensi, dan aset digital. Tangkap dan kelola data aset secara efisien menggunakan otomatisasi.
• Klasifikasi dan Kategorisasi Aset : Untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien dan memprioritaskan upaya manajemen, klasifikasikan dan kategorikan aset sesuai dengan faktor-faktor termasuk jenis, kepemilikan, kekritisan, dan penggunaan.
• Dokumentasi : Catat tanggal pembelian, garansi, konfigurasi, perjanjian lisensi, dan riwayat penggunaan aset. Menyimpan data aset di tempat penyimpanan pusat untuk akses cepat.
• Manajemen Siklus Hidup : Mengelola aset secara sistematis mulai dari pembelian hingga pembuangan. Menurut proses yang terdokumentasi, hal ini mencakup akuisisi, penerapan, pemeliharaan, pembaruan, dan penghentian.
• Manajemen Kepatuhan : Memantau dan menegakkan peraturan ITAM serta melakukan audit dan tinjauan secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan, industri, dan perizinan.
• Optimalisasi dan Pengendalian Biaya : Memaksimalkan nilai aset TI dan mengurangi biaya. Mengoptimalkan pengeluaran IT dengan menghilangkan peralatan yang tidak terpakai atau duplikat, mengkonsolidasikan lisensi, menegosiasikan kontrak vendor yang menguntungkan, dan memangkas biaya.
• Keamanan dan Manajemen Risiko : Lindungi aset IT dari akses ilegal, pelanggaran data, dan serangan siber. Menerapkan pembatasan akses, enkripsi, manajemen patch, dan pemantauan keamanan.
• Pelatihan dan Kesadaran : Memungkinkan karyawan untuk memahami aturan, proses, dan praktik terbaik ITAM. Memastikan para pemangku kepentingan memahami tugas manajemen aset TI mereka.
• Peningkatan Berkesinambungan : Memantau dan menganalisis prosedur dan praktik ITAM untuk menemukan dan memperbaiki masalah. Kembangkan budaya peningkatan berkelanjutan untuk beradaptasi dengan perubahan teknologi dan organisasi.
• Integrasi dengan ITSM dan Proses IT Lainnya : Untuk menjamin koordinasi dan keselarasan di seluruh aktivitas TI, integrasikan ITAM dengan proses TI lainnya seperti ITSM, manajemen perubahan, dan manajemen konfigurasi.
  
   

IT Asset Management (ITAM) vs IT Service Management (ITSM)

Sementara manajemen aset IT adalah tentang mengelola aset IT di sepanjang siklus hidupnya, manajemen layanan IT (ITSM) adalah tentang mengelola dan memberikan layanan IT.

Manajemen layanan IT adalah proses mengelola layanan IT dalam suatu organisasi. Proses ini mencakup banyak komponen, mulai dari perencanaan dan implementasi layanan IT hingga pemantauan dan audit untuk memastikan layanan tersebut berjalan dengan lancar dan efisien. Layanan IT mencakup dukungan meja bantuan dan meja layanan (seperti memandu pengguna tentang cara mengubah kata sandi mereka) dan prosedur manajemen perubahan, yang melibatkan penanganan perubahan yang efisien pada infrastruktur IT.

Tujuan dari manajemen layanan IT adalah untuk menyediakan layanan IT yang andal dan berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan bisnis dan pengguna akhir, termasuk pelanggan, karyawan, dan mitra bisnis. ITSM bertujuan untuk meningkatkan pengalaman pengguna dan kualitas layanan.

IT Infrastructure Library (ITIL) dianggap sebagai pendekatan terbaik untuk memberikan ITSM. Ini adalah perpustakaan yang menyediakan praktik dan kerangka kerja terbaik untuk ITSM yang efisien. Versi ITIL terbaru, ITIL 4, terdiri dari lima volume - yaitu, Strategi Layanan, Desain Layanan, Transisi Layanan, Operasi Layanan, dan Peningkatan Layanan Berkelanjutan - yang merinci 34 praktik ITSM.

Di satu sisi, ITSM mencakup ITAM. Manajemen aset dan konfigurasi adalah salah satu dari sekian banyak proses ITSM, dan CMDB - yang merupakan alat yang didedikasikan untuk proses ini - adalah tempat penyimpanan terpusat aset IT organisasi dan hubungan di antara mereka.