Keuntungan Menggunakan RPA (Robotic Process Automation) dalam Bisnis

Robotic Process Automation (RPA), teknologi yang semakin terkenal di berbagai sektor karena kemampuannya untuk otomatisasi tugas-tugas biasa dan berulang yang umumnya dilakukan oleh manusia. Dalam penggunaannya, RPA juga mempunyai cara kerja teknis dalam menyelesaikan tugasnya. Untuk memahami lebih lanjut, berikut adalah penjelasan tentang RPA beserta manfaat, dan penerapan lanjutannya di berbagai sektor.

Apa Itu RPA (Robotic Process Automation)

Robotic Process Automation (RPA) adalah teknologi yang memungkinkan pemakaian perangkat lunak, atau robot, untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang sering diulang dan biasanya dilakukan oleh manusia. RPA bisa diibaratkan sebagai “asisten virtual” yang bekerja di belakang layar, menyelesaikan tugas secara otomatis tanpa membutuhkan campur tangan manusia secara langsung. Perangkat lunak ini dapat berinteraksi dengan berbagai aplikasi digital, seperti sistem perusahaan, situs web, email, hingga aplikasi desktop, dengan cara yang sama seperti manusia, tetapi dengan kecepatan dan ketepatan yang lebih baik.

Istilah “robot” di sini tidak merujuk pada robot fisik seperti yang biasa kita lihat di pabrik atau manufaktur, melainkan perangkat lunak yang diprogram untuk melakukan tugas tertentu. Bot RPA bekerja dengan mengikuti serangkaian aturan yang telah ditentukan sebelumnya, yang biasanya bersifat rutin, berulang, dan memiliki pola tetap. Dengan kemampuannya yang fleksibel, RPA dapat menangani berbagai tugas administratif hingga yang lebih rumit, seperti pemrosesan data, validasi informasi, hingga pembuatan laporan.

8 Manfaat Robotics Process Automation (RPA)

Melalui pengalaman kami menggunakan Gleematic RPA dan berbicara dengan pengguna kami, kami telah mengidentifikasi manfaat menggunakan RPA untuk menghadapi tantangan bisnis modern. (Penafian: pengamatan ini didasarkan pada RPA Gleematic dan mungkin berbeda untuk merek RPA lainnya.)

1. Menghemat Waktu
   Otomatisasi proses membantu Anda menghemat waktu pada proses internal, seperti membuat catatan karyawan baru, memproses klaim, memperbarui kata sandi secara massal, dan lainnya. Anda juga dapat melakukan hal-hal untuk klien dan pemasok Anda dengan waktu yang lebih sedikit dan jumlah karyawan yang lebih sedikit, seperti memproses faktur dari vendor, memperbarui catatan pelanggan, mengumpulkan informasi dari berbagai aplikasi TI untuk surat kepada pelanggan, dan lainnya.
2. Menghemat Biaya
   Cara tradisional untuk menghubungkan beberapa aplikasi TI dan mentransfer data dengan lancar membutuhkan API dari aplikasi ini untuk melakukan “integrasi”. Namun, membeli API untuk aplikasi TI berpemilik tampaknya akan mahal, terutama jika Anda ingin berintegrasi dengan solusi perusahaan besar seperti sistem ERP. Metode ini juga memerlukan tim besar programmer yang sangat terampil untuk mengatur koneksi antara beberapa aplikasi TI.
3. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
   Dengan RPA, karyawan dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting daripada menghabiskan waktu mereka pada tugas-tugas rutin dan berulang seperti memperbarui informasi ke dalam beberapa basis data. Dengan dapat meluangkan lebih banyak waktu pada kegiatan yang lebih berharga bagi bisnis, karyawan dapat merasakan kepuasan kerja yang lebih baik. Mereka bisa fokus pada tugas yang paling baik dilakukan manusia – seperti perencanaan, brainstorming kreatif untuk ide-ide baru, berkomunikasi dengan pelanggan dan meyakinkan mereka untuk membeli lebih banyak produk, dan lainnya.
4. Fleksibel
   Salah satu keunggulan RPA adalah dapat menggunakan sistem TI yang sama dengan FTE Anda (karyawan penuh waktu) – tanpa integrasi yang rumit dengan semua aplikasi. Teknologi ini juga bisa disesuaikan berdasarkan kebutuhan.
5. RPA Dapat Diandalkan
   Karena RPA adalah robot, ia tidak mengalami sakit, lelah, atau bosan. Selain itu, Anda dapat mengatur untuk merekam aktivitas yang telah dilakukan sehingga Anda bisa memantau pekerjaan dengan mudah.
6. Berkualitas Tinggi dan Akurat
   Karena manusia cenderung mengalami kelelahan, mereka mungkin melupakan banyak hal dan membiarkan tingkat kelalaian dan kesalahan tertentu. Faktor manusia dapat menjadi bencana bagi bisnis, karena berpotensi mendistorsi data. Setelah Anda mengajarkan langkah-langkah proses tertentu untuk robot RPA, ia dapat melakukan tugas dengan tingkat akurasi yang tinggi, berbeda dengan manusia yang mungkin membuat kesalahan, terutama ketika volume transaksi meningkat.
7. Produktivitas Lebih Tinggi
   Robot RPA dapat bekerja 24 jam sehari, tujuh hari seminggu. Ini berarti bahwa Anda dapat menyelesaikan pekerjaan bahkan setelah karyawan yang hidup dan bernapas telah pensiun ke tempat tidur. Hal ini memungkinkan lebih banyak pekerjaan dilakukan per karyawan, sehingga secara signifikan meningkatkan produktivitas. Skrip yang dibuat dalam Gleematic RPA dapat dipecah menjadi modul yang lebih kecil, yang kemudian dapat digunakan kembali untuk beberapa proses. Ini kembali meningkatkan produktivitas karena Anda tidak perlu membuat setiap skrip baru dari awal.
8. Patuh Terhadap Aturan yang Dibuat Pengguna
   Robot RPA dapat mengikuti langkah-langkah tepat seperti yang dipersyaratkan oleh regulasi pemerintah. Robot perangkat lunak ini juga tidak akan melewatkan langkah, sehingga Anda dapat memastikan kepatuhan terhadap proses Anda.

Keuntungan RPA

Robotic Process Automation (RPA) dalam penerapannya akan memberikan berbagai manfaat yang dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis. Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari penerapan RPA:

1. Pengurangan Kebutuhan Koding
   Salah satu manfaat utama dari RPA adalah kemampuannya untuk mengurangi kebutuhan akan pengkodean yang rumit. Dengan fitur drag-and-drop pada antarmuka pengguna, RPA memungkinkan pengaturan otomatisasi yang lebih mudah tanpa perlu keterampilan pengembang. Ini membuat onboarding staf non-teknis lebih mudah untuk terlibat dalam proses otomatisasi.
2.  Penghematan Biaya yang Cepat
   RPA dapat mengurangi beban kerja tim dengan mengotomasi tugas-tugas rutin, sehingga staf dapat dialokasikan untuk pekerjaan prioritas yang memerlukan input manusia. Ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga menghasilkan pengembalian investasi (ROI) yang lebih besar melalui penghematan biaya operasional.
3. Peningkatan Kepuasan Pelanggan
   Dengan kemampuan bot dan chatbot untuk bekerja tanpa henti, RPA dapat mengurangi waktu tunggu pelanggan, yang berkontribusi pada peningkatan kepuasan pelanggan. Respons yang lebih cepat dan layanan yang tersedia 24/7 membuat pengalaman pelanggan lebih menyenangkan.
4. Peningkatan Moral Karyawan
   RPA membantu mengurangi beban kerja repetitif dan volume tinggi dari tim, memungkinkan mereka untuk fokus pada pengambilan keputusan yang lebih strategis dan bernilai tambah. Perubahan jenis pekerjaan ini dapat meningkatkan kepuasan dan kebahagiaan karyawan, yang berdampak positif pada moral mereka.
5. Akurasi dan Kepatuhan yang Lebih Baik
   Robot RPA dapat diprogram untuk mengikuti alur kerja dan aturan tertentu, sehingga mengurangi risiko kesalahan manusia, terutama dalam tugas yang memerlukan akurasi dan kepatuhan tinggi, seperti mengikuti standar regulasi. RPA juga memberikan jejak audit yang memudahkan pemantauan dan penyelesaian masalah dengan cepat.
6. Tidak Mengganggu Sistem Secara Signifikan
   Salah satu keuntungan RPA adalah kemampuannya untuk beroperasi tanpa mengganggu sistem yang sudah ada. Karena bot bekerja pada lapisan presentasi aplikasi yang ada, RPA dapat diterapkan meskipun tidak ada antarmuka pemrograman aplikasi (API) atau sumber daya untuk mengembangkan integrasi yang mendalam.

Contoh Penggunaan RPA

Ada beberapa sektor yang menggunakan teknologi RPA untuk menyederhanakan operasi bisnis mereka. Penerapan RPA dapat ditemukan di berbagai sektor berikut:

1. Perbankan dan jasa keuangan
   Dalam laporan Forrester mengenai “Pasar Layanan RPA Akan Tumbuh Mencapai USD 12 Miliar Pada Tahun 2023”, 36% dari semua contoh penggunaan berada di sektor keuangan dan akuntansi. Saat ini, lebih dari 1 dari 3 bot berada di sektor keuangan, dan hal ini tidak mengejutkan mengingat penerapan otomatisasi di perbankan yang sudah ada sejak lama. Saat ini, banyak bank besar menggunakan solusi otomatisasi RPA untuk mengotomatiskan tugas-tugas, seperti penelitian pelanggan, pembukaan rekening, pemrosesan penyelidikan, dan anti pencucian uang. Sebuah bank menggunakan ribuan bot untuk mengotomatiskan entri data manual dalam jumlah besar. Proses-proses ini melibatkan banyak tugas melelahkan dan berbasis aturan yang disederhanakan oleh otomatisasi.
2. Asuransi
   Asuransi dipenuhi dengan proses berulang yang sesuai untuk otomatisasi. Misalnya, Anda dapat menerapkan RPA pada operasi pemrosesan klaim, kepatuhan terhadap regulasi, manajemen polis, dan tugas-tugas underwriting.
3. Ritel
   Munculnya e-commerce menjadikan RPA sebagai bagian penting dari sektor ritel modern yang telah meningkatkan operasi back office dan pengalaman pelanggan. Contoh aplikasi yang banyak digunakan adalah manajemen hubungan pelanggan, manajemen gudang dan pesanan, pemrosesan masukan pelanggan, dan deteksi penipuan.
4. Perawatan Kesehatan
   Akurasi dan kepatuhan merupakan hal yang paling penting dalam sektor perawatan kesehatan. Beberapa rumah sakit terbesar di dunia menggunakan perangkat lunak otomatisasi proses robotik untuk mengoptimalkan manajemen informasi, manajemen resep, pemrosesan klaim asuransi, dan siklus pembayaran, serta proses-proses lainnya.

Bagaimana cara kerja RPA

Menurut Forrester, perangkat lunak RPA harus memiliki kemampuan utama berikut:

1. Kemampuan kode rendah untuk membuat skrip otomatisasi
2. Integrasi dengan aplikasi bisnis
3. Orkestrasi dan pengelolaan termasuk pengaturan, pemantauan, dan keamanan

Teknologi otomatisasi, seperti RPA, juga bisa mengakses informasi melalui sistem lama, terhubung dengan baik dengan aplikasi lain melalui integrasi front-end. Ini membuat platform otomatisasi berfungsi mirip dengan pekerja manusia, mengerjakan tugas-tugas rutin, seperti login, dan juga menyalin dan menempel dari satu sistem ke sistem yang lain. Meski koneksi back-end ke database dan layanan web perusahaan juga mendukung otomatisasi, nilai sebenarnya dari RPA terletak pada integrasi front-end yang cepat dan mudah.

Kesimpulan RPA

Robotic Process Automation (RPA) telah menunjukkan kemampuannya sebagai alat revolusi dalam dunia usaha. Dengan kemampuannya untuk otomatisasi tugas-tugas rutin dan berulang, RPA tidak hanya meningkatkan efisiensi dan produktivitas, tetapi juga memberikan tingkat akurasi yang stabil. Ini berarti perusahaan dapat fokus pada aspek-aspek bisnis yang lebih strategis, sementara tugas-tugas rutin dijamin selesai dengan ketepatan tinggi. Selain itu, dengan operasional yang berjalan 24/7, perusahaan dapat memanfaatkan waktu lebih efektif, melayani pelanggan lebih cepat, dan merespons perubahan pasar dengan lebih lincah. Biaya yang dihemat dari pengurangan kesalahan manusia dan peningkatan efisiensi operasional dapat digunakan untuk inovasi atau pengembangan bisnis lainnya. Namun, penting untuk diingat bahwa keberhasilan penerapan RPA tergantung pada pemilihan solusi yang tepat, pelatihan yang cukup, dan penyesuaian budaya yang baik di dalam perusahaan. Dengan pendekatan yang benar, RPA dapat menjadi penggerak dalam mendorong pertumbuhan dan transformasi bisnis di era digital sekarang ini.
Semoga artikel ini memberikan gambaran umum tentang RPA dan bagaimana teknologi ini dapat membantu Kamu dalam meningkatkan efisiensi proses bisnis. Selamat berinovasi!